數碼照片歸檔與管理規範

1　範圍

本標準規定了數碼照片歸檔、整理🧑‍🌾、著錄👔、存儲𓀐🕵🏽、保管👠、利用和銷毀的基本要求。

本標準適用於機關、團體🍸、企事業單位和其他社會組織數碼照片的收集、歸檔與管理工作🖲。

2　規範性引用文件

下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是註日期的引用文件，其隨後所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用於本標準💂🏻，然而➛，鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本👩‍❤️‍💋‍👩🦏。凡是不註日期的引用文件，其最新版本適用於本標準。

GB/T 2887-2011計算機場地通用規範

GB/T 11821-2002 照片檔案管理規範

GB/T 17235.1-1998信息技術連續色調靜態圖像的數字壓縮及編碼 第1部分:要求和指南

GB/T 17235.2-1998信息技術連續色調靜態圖像的數字壓縮及編碼 第2部分:一致性測試

GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規範

GB/T 20163-2006 中國檔案機讀目錄格式

DA/T 15-1995 磁性載體檔案管理與保護規範

DA/T 18-1999 檔案著錄規則

DA/T 38-2008 電子文件歸檔光盤技術要求和應用規範

3　術語和定義

下列術語和定義適用於本標準。

3.1　

數碼照片digital photos

用數字成像設備拍攝獲得的，以數字形式存儲於磁帶、磁盤、光盤等載體🎁，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，並可在通信網絡上傳送的靜態圖像文件。

3.2　

數碼照片檔案digital photographic records

機關🚝、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值並歸檔保存的數碼照片☺️。

3.3　

EXIF信息　exchangeable image file information

數字成像設備在拍攝過程中采集並保存在數碼照片內的一組參數。

註1👨🏻‍🍼：主要包括數字成像設備的製造廠商、型號、拍攝日期和時間、分辨率、光圈、快門、感光度等信息。

3.4　

照片組photos group

有密切聯系的若幹張數碼照片的集合💇。

註2：如一次會議、一項活動✧、一個項目等反映同一問題或事由的若幹張數碼照片為一個照片組，全部存儲到同一層級文件夾內。

4　歸檔

4.1歸檔範圍

4.1.1 記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的數碼照片。

4.1.1.1 本單位主辦或承辦的重點工作、重大活動👦、重要會議的數碼照片；

4.1.1.2 本單位重點建設項目、重點科研項目的數碼照片；

4.1.1.3 領導人、著名人物和國際友人參加與本單位、本地區有關的重大公務活動的數碼照片；

4.1.1.4本單位勞動模範、先進人物及其典型活動的數碼照片🙎‍♀️；

4.1.1.5本單位歷屆領導班子成員的數碼證件照片。

4.1.2 記錄本單位🧑🏻‍🏭、本地區重大事件✩、重大事故⌛️、重大自然災害及其他異常情況和現象的數碼照片⛅️。

4.1.3記錄本地區地理概貌、城鄉建設🦹🏼、重點工程🏌🏼、名勝古跡、自然風光以及民間風俗和著名人物的數碼照片。

4.1.4其他具有保存價值的數碼照片。

4.2保管期限

數碼照片檔案的保管期限劃分為永久和定期，其中定期分為30年和10年。

4.3歸檔時間

數碼照片在拍攝完成後，應及時整理和歸檔，最遲在第二年6月底前完成歸檔。

4.4歸檔要求

4.4.1歸檔的數碼照片應是用數字成像設備直接拍攝形成的原始圖像文件，不能對數碼照片的內容和EXIF信息進行修改和處理。

4.4.2對反映同一內容的若幹張數碼照片📵，應選擇其中具有代表性和典型性的數碼照片歸檔，所選數碼照片應能反映該項活動的全貌，且主題鮮明👩‍👧‍👦，影像清晰🟨、完整。反映同一場景的數碼照片一般只歸檔一張。

4.4.3歸檔的數碼照片應為JPEG、TIFF或RAW格式，推薦采用JPEG格式🚣🏿‍♂️🫑。

4.4.4歸檔的數碼照片應附加文字說明。文字說明應綜合運用事由、時間🤸🏼‍♂️、地點🧏🏼‍♀️、人物、背景、攝影者等要素🚵🏿，概括揭示該張數碼照片所反映的主要內容。

4.4.5數碼照片可通過存儲到符合要求的脫機載體上進行離線歸檔，也可通過網絡進行在線歸檔👵🏻。

4.4.6歸檔時，應參照GB/T 18894-2002對數碼照片進行真實🎈、完整、可用和安全方面的鑒定👨🏼‍🍳、檢測👨🏻‍🚒。

5　整理和著錄

5.1 分類和排列

5.1.1同一全宗內的數碼照片檔案按“保管期限-年度-照片組”分類。

5.1.2同一照片組內的數碼照片檔案按形成時間排列。

5.2命名

5.2.1整理過程中🧹，應對數碼照片文件進行重命名。

5.2.2數碼照片文件采用“保管期限代碼-年度-照片組號-張號.擴展名” 格式命名。

保管期限代碼👳🏻：分別用“YJ”👩🏼‍🏫、“30”、“10”代表永久、30年、10年。

年度📦：為4位阿拉伯數字。

照片組號：為4位阿拉伯數字，同一年度內的照片組從“0001”開始順序編號。

張號：為4位阿拉伯數字🫅🏻，同一照片組內的數碼照片從“0001”開始順序編號🎈。

示例1：

2009年某單位拍攝的一組XX工作會議的數碼照片為本年度第一組照片🥵，保管期限為“永久”，存儲格式為JPEG。則該組第一張照片的文件名應為：YJ-2009-0001-0001.jpg🤹🏿‍♀️。

5.3著錄

數碼照片檔案的著錄項目見附錄A𓀑，建立數碼照片檔案目錄數據庫時可參見附錄B📏。

6　存儲和保管

6.1 存儲結構

數碼照片檔案可采用建立層級文件夾的形式進行存儲。一般應在計算機硬盤非系統分區建立“數碼照片檔案”總文件夾🕠，在總文件夾下依次按不同保管期限、年度和照片組建立層級文件夾，並以保管期限代碼🪙🤷🏽‍♀️、年度和照片組號命名層級文件夾👰。

示例2：

某單位的數碼照片檔案統一存放在檔案室計算機硬盤的非系統分區D盤根目錄下，2009年該單位拍攝的一組XX工作會議的數碼照片為2009年第一組照片，保管期限為“永久”🫳🏻💂🏼，該組數碼照片應存放在以下路徑下：

D🧑🏿‍🍳：\數碼照片檔案\YJ\2009\0001\

6.2 存儲載體

6.2.1數碼照片檔案應存儲在耐久性好的載體上💆🏽‍♂️，本標準推薦采用硬磁盤、磁帶和一次寫光盤作為數碼照片檔案長期保存的存儲載體☯️。

6.2.2數碼照片檔案應存儲為一式3套🏋🏽，一套封存保管，一套供查閱利用👨🏼‍🍼，一套異地保存。

6.2.3存儲數碼照片檔案的載體應有專門的裝具，且應在載體裝具上粘貼標簽👆，標簽上註明載體套別（封存保管👨🏽‍🍼、查閱利用😥、異地保存）、載體序號、保管期限🤷🏿、起始年度、終止年度和存入日期等。

6.3保管

6.3.1在線存儲的數碼照片檔案的保管條件應符合GB/T 2887-2011的要求。

6.3.2離線存儲在磁性載體上的數碼照片檔案的保管應符合DA/T 15-1995的要求。

6.3.3離線存儲在光盤上的數碼照片檔案的保管應符合DA/T 38-2008的要求。

6.3.4 對存儲數碼照片檔案的磁性載體每滿2年🚣‍♂️、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗⛹🏿‍♂️，抽樣率不低於10%，如發現問題應及時采取恢復措施。

6.3.5對存儲在磁性載體上的數碼照片檔案，應每4年轉存一次🧑。原載體同時保留時間不少於4年。

7　利用和鑒定銷毀

7.1利用

數碼照片檔案的利用參照各單位檔案利用借閱製度執行✫，利用時應確保數碼照片檔案的信息安全。

7.2 鑒定銷毀

依據國家有關規定🧑🏽‍🦱♗，對已到保管期限的數碼照片檔案開展鑒定♖、銷毀工作。

附錄A

（規範性附錄）

數碼照片檔案著錄項目及說明

數碼照片檔案應至少包括以下著錄項目🦵🏿：全宗號、保管期限、年度🦂、部門、照片組號🍪、張號、參見號、攝影者、時間🧑🏻‍🌾、組題名、文字說明、文件格式、開放狀態📒。

全宗號：沐鸣平台給立檔單位編製的代號↗️。

保管期限：照片所劃定的保管期限，包括永久、30年✋🏻、10年。

年度：形成年度🤦🏻‍♀️，采用4位阿拉伯數字✨。

部門🔢：歸檔部門，采用部門全稱或規範化簡稱🟫，並保持一致和穩定🌨。

照片組號🛝☮️：為4位阿拉伯數字，同一年度內的組從“0001”開始順序編號。

張號：為4位阿拉伯數字，同一組內數碼照片從“0001”開始順序編號Ⓜ️。

參見號：與本張照片有密切聯系的其他載體檔案的檔號。

攝影者🪧：照片的拍攝單位或拍攝人。

時間🛩👎🏿：數碼照片拍攝時間。采用8位阿拉伯數字🕐，依次為👼🏽：年代4位，月和日各2位👩🏻‍🏫，不足的在前補“0”。

組題名：本組照片所共同反映的主要內容。

文字說明：本張照片的說明，包括人物、地點、事由等要素。

文件格式：本張照片的計算機文件類型👇🏿🏄‍♀️，包括JPEG、TIFF或RAW。

開放狀態😿：本張照片是否開放的標記，開放為“Y”,不開放為“N”。

附錄B

（資料性附錄）

數碼照片檔案目錄數據庫結構及字段表