《蘭臺世界》2017年第08期
摘要：本文從高校檔案信息資源深度開發利用工作的內涵與意義入手👧🏿，分析了當前高校檔案信息資源深度開發利用工作的重點，並對深度開發利用工作作了一些思考🧑🏿🦲，以期有一定的借鑒意義。
關鍵詞🤏：高校檔案 深度開發 信息反饋
中圖分類號 G273.5 文獻標識碼 A 收稿日期 2016-12-31
一🧝🏽♀️、高校檔案信息資源深度開發利用工作的內涵與意義
1.高校檔案信息資源深度開發利用工作的內涵。檔案開發⬆️，就是檔案機構根據實際需要，按照一定的原則、方式、方法和要求，采取專業化和現代技術，對館(室)藏檔案中所蘊含的各種有價值的信息進行系統的挖掘與揭示，使之服務於社會各項活動或工作，滿足人們的各種需要👩🏼💻。高校檔案信息資源深度開發利用，就是高校檔案機構秉持以人為本的理念🛬，以利用者需求為導向，越過已有的開發利用層次⛹🏿，多形式、深層次地開發系列檔案產品，最大限度地挖掘高校檔案信息資源的潛在價值與功能，以滿足利用者的需求👩🏽🦲。
2.高校檔案信息資源深度開發利用工作的意義。檔案工作是高校工作的重要組成部分，也是黨和國家教育事業的重要組成部分，加強高校檔案信息資源深度開發利用工作，具有重要的意義。
首先🤽♀️，對高校檔案機構來說，它是高校檔案工作的重要內容之一✋🏿，是檢驗高校檔案收集👆🏽、整理、鑒定、保管等工作效果的重要環節，是衡量高校檔案工作好壞的主要標誌，也是高校檔案工作的基本出發點📐、中心環節和最終目的。同時，高校檔案工作的各項基礎業務都是圍繞這一中心目的而開展並通過其得以實現🧗🏻👳🏻，可以說🧙🏽♀️，只有通過檔案開發利用工作🦞，高校檔案、檔案工作者以及檔案機構的價值才能得到社會及各方面認可💳。
其次🏌🏽♂️，對高校來說👩🏿🏭，通過開展檔案開發利用工作👏🏿，一方面為學校的各項事業發展服務，為學校的發展提供借鑒和依據，促進學校各項工作的開展，推動校園文化及和諧校園建設🥏；另一方面，高校沐鸣平台（室）作為一個對外窗口🕵🏿♀️，通過開展檔案開發利用工作，架起學校與社會之間的“橋梁”,促進學校與社會的溝通和交流。同時，通過高校檔案信息資源深層次開發利用工作🛤👍，發掘高校檔案在校園教育🫲🏼🎿、校史文化建設等方面的功能，對內對外起到一個很好的宣傳⛹🏻♂️，為學校的發展營造良好的內外部環境。
再次，對社會來說，通過開展高校檔案信息資源開發利用工作，一方面向社會提供檔案利用，服務社會各項事業，為社會主義經濟文化建設等各方面服務🦹🏿♂️；另一方面，通過開展高校檔案價值深度開發與挖掘工作，提供檔案編研產品及智力成果👨🏻🦽，服務於“四化”建設，尤其是對高校科研檔案的開發與利用，能夠產生極大的經濟與社會效益。
二💁♂️、高校檔案信息資源深度開發利用工作的重點
1.高校特色檔案的開發利用。高校特色檔案是指高等學校在教學🧙🏼♀️🟡、科研及各項管理活動中直接形成的，具有高校獨特內涵和反映學校辦學特色並具有查考利用價值的各種歷史記錄。高校特色檔案是學校在創建和發展過程中形成的具有特色的歷史記錄🚣♂️，作為高校發展軌跡的記憶載體，真實地記錄了學校的發展歷程🧜♀️，反映了學校的管理水平、師資隊伍👏🏿、教學質量🎅🏼、科研水平、學生培養等特征。通過特色檔案，可以直觀、便捷地了解一所學校的辦學特色與治學精神，弘揚了學校的辦學理念，彰顯了學校的文化底蘊。因此🏀，應該高度重視對高校特色檔案的開發與挖掘，在平時的收集歸檔過程中🤙🏼，要註重對特色檔案資源進行收集🫠👶🏿、整理🦻🏼、歸檔，通過設立特色檔案庫🫦、陳列室、展覽館等，對特色檔案的實物、圖片、聲像等資料配以文字，配備解說員，對學校師生員工、校友等進行開放宣傳🥸，還可以通過與學校或社會相關部門緊密聯系，結合特殊專題進行特色檔案的展示與交流等，從而推動高校檔案信息資源的深度開發。
2.高校檔案編研工作。編研工作是高校檔案部門主動提供檔案信息資源為利用者服務的一種重要的開發形式，強化檔案編研工作對於深化高校檔案資源的開發與利用🤌🏽，提升檔案資源的價值有著重要的意義👨🏽🦳。開展高校檔案編研工作🌺🧑🏼🦳，一方面高校檔案部門要樹立強烈的同步意識🤌🏻，摸清學校檔案利用需求的趨勢，及時了解、掌握學校以及社會發展動態🚶🏻♂️☹️，系統收集有關的檔案資料🙋🏿♂️，增強工作的主動性🏄🏻♀️、預見性、創造性並選擇新穎、富有創意、能發揮高價值的選題，及時🦸🏻、主動、有針對性地開展檔案編研工作；另一方面要註重編研成果的質量🦢，做到“編”“研”結合，既“編”又“研”，要依托高校的智力優勢，對檔案信息資源進行開發🕛、編輯、評價與深加工💃🏽，加大“研”的份量↘️，編寫出融資料性🌐、研究性、服務性於一體的有一定內在質量與深度的編研產品，使編研成果包含深層次的信息，有較高的利用價值。同時🖱，在編研方式上可采取聯合編研👌，不僅能解決單個檔案部門館（室）藏信息不夠全面系統以及資金短缺問題🫴，還能集各家所長，提高檔案編研成品的質量，增強檔案編研成果的社會影響力，可以是高校檔案機構與校內其他部門進行聯合編研，也可以與兄弟高校的檔案機構進行聯合編研🍦，還可以與社會上其他信息機構或個人聯合承擔某項課題編研™️。
三🕐、做好高校檔案信息資源深度開發利用工作的幾點思考
高校檔案是高校在教學、科研、管理等活動中形成的各種有價值的材料♣️，對檔案信息資源進行開發利用使之服務於學校、社會與公眾是高校檔案工作的中心環節👩🏻🚀，也是最終目的。如何對檔案信息進行有效開發，挖掘其內在的價值，實現檔案價值的倍增🥉🥶，讓檔案發揮更大的作用👩🏽💼🚴🏻♀️，產生更大的經濟和社會效益，是廣大檔案工作者必須面對的一個重大課題。
1.提高認識，強化高校檔案信息資源深度開發利用意識🧙🏿♂️。高校檔案信息資源深度開發工作是一項系統工作👨🏻🏫，涉及到方方面面🌦，高校檔案機構與工作人員要更新觀念，調整工作思路與重心🙋🏻♂️✌🏻，深化對開發利用工作重要性的認識，明確檔案信息資源開發利用的重要意義，創造性地開展工作👨💻🧖🏽，最大限度地發揮檔案信息資源的價值與作用。
一是要樹立“需要”意識。一方面高校檔案機構需要通過開發深層次的檔案信息資源去提升自己的“地位”💂♂️，擴大自己的影響力，彰顯自身價值，另一方面社會也需要高校檔案機構開發深層次的檔案信息以滿足各方面的需求，從而促使高校檔案信息開發利用工作從封閉狀態開放出來，實現檔案的潛在價值及作用，成為學校及社會的財富。
二是要樹立“精品”意識。高校檔案信息資源開發利用要彰顯和提升地位與影響力，開發的成果應該是滿足社會需要的具有高水平的文化產品👨🦼➡️，在講究開發成果的內在知識含量與科技含量的同時還應該註重成果的特色性與實效性，要樹立精品意識🐈⬛，實施精品戰略，對開發成果要精心組織、精心設計、精心編製，以滿足社會需求的高標準。
三是要樹立“效益”意識。作為一種重要的信息資源🧝🏻，高校檔案信息資源的開發利用工作也必須要樹立效益觀念，不論是社會效益還是經濟效益，都必須要以創效益為目的🧑🏼💻，從而適應市場經濟發展的客觀需要。
2.加強檔案收集工作，豐富優化館（室）藏🦩🦻🏽，為深度開發利用夯實基礎🍸😴。收集工作是整個檔案工作的起點，是基礎性也是關鍵性的工作，收集工作開展的好壞，直接影響著檔案工作的開展💾🛖，也影響著檔案信息資源深度開發利用的質量與效果，因此，要高度重視檔案收集工作，豐富並優化館（室）藏結構與內容🚹。
一是要建立、健全高校檔案收集歸檔工作管理製度。首先要根據《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等中關於檔案收集的相關規定和辦法，結合學校實際，製定適合學校情況的檔案收集管理辦法👨🏽🏭；其次要建立目標管理責任製度，由主管檔案的領導將檔案工作列入議事日程🚢，督促各部門按照要求做好檔案收集歸檔工作🔵，做到責任到人，分工明確*️⃣；再次要完善校內專兼職檔案員的考核🌕🙅、監督機製，在主管檔案的校領導的指導下，由高校檔案部門具體負責實施，開展檔案收集評比工作，對成績突出的部門與人員給予一定的物質與精神獎勵，而對考核不達標的部門或個人，給予必要的通報或點名批評🍄🟫，情節嚴重的給予相應的處罰。
二是要豐富檔案收集的方式方法。一方面做好高校檔案的常規接收、歸檔工作🤰🏼，嚴格按照相關製度進行年度或學年度歸檔，確保接收⏳、歸檔的檔案齊全♈️、完整、準確💐、系統；另一方面要加強不定期收集工作，專兼職檔案員在平時工作中要做到隨時隨地的收集，及時掌握學校動態，對學校重要活動😧、重大項目的檔案要主動介入、現場采集並及時收集🧪，對於一些重大但不是定期舉行的活動如校慶🧠、院慶🟤、黨代會、學代會👨🏻⚕️、教學評估等，為了確保檔案材料的齊全🎺、完整、系統🤢，更為了方便日後的查閱利用，也可以采取專題收集的方法。同時，還要加強高校檔案的征集工作，這是對檔案接收工作的有效補充，是擴大和豐富館（室）藏的重要手段🚦，也是檔案機構的重要職能🧎🏻♂️，對一些散落在個人（如教職工、校友、退休教職工等）及社會上的能夠反映學校歷史🚵♂️、活動的重要的、極具特色、有保存價值的檔案，要指派專人，加大投入，通過捐贈、購買、寄存👫🏼、復製原件、接受移交等方式，積極接收進館（室）。
三是要著重優化館（室）藏檔案質量🏌️♀️。接收進館（室）的檔案材料，難免存在“良莠不齊”，這就要求一方面要加強對進館（室）的檔案材料的鑒定工作，要“清源截流”地嚴把質量關🤳🏿，做好專兼職檔案員的指導和業務培訓工作📲，提高他們對檔案保管期限和檔案價值標準的鑒定水平🔛🐐，準確劃分文件的保管期限，確保進館(室)檔案的質量；另一方面要註意清除館(室)藏檔案的過量重復，及時剔除失去保存價值的檔案😼，克服館(室)藏臃腫現象🧑🏽🏭，對一些內容上、形式上或同一檔案的不同稿本等不同程度重復的檔案，要及時加以清理整頓，加強鑒定工作🥪，對一些保存價值不大或者在社會發展過程中失去保存價值的檔案📤，要堅決加以清理或銷毀🌗，從而確保館(室)藏檔案的質量🤞🏻。
3.加強人才隊伍建設👍，構建深度開發利用人才保障體系🏌🏻♂️。生產力諸要素中人是決定性因素，高校檔案信息資源深度開發利用工作是一項涉及面廣🧄、綜合性強的系統工程，因而✨，建立一支高素質的檔案工作隊伍至關重要。
一是加強高校兼職檔案員隊伍建設。高校檔案是在教學、科研👝、黨政管理及其他活動中形成的各種不同形式的歷史記錄，這些檔案的收集💲、整理、立卷等都要依靠各部門的兼職檔案員👋🏼，如果離開他們✥，高校檔案工作將失去強有力的基礎。因此🌞，建立一支穩定🦩👆🏽、高效的兼職檔案員隊伍，能夠極大地提高高校檔案信息資源的深度開發利用工作▶️。一方面高校檔案管理機構與各職能部門要高度重視兼職檔案員隊伍建設，明確崗位職責，嚴格考核製度，完善激勵懲罰措施，合理安排兼職檔案員的工作，把兼職檔案員的檔案工作納入年度考核內容中🤲🏻，與職務聘任、職稱評定及年終評優等掛鉤🏏，從而確保兼職檔案員隊伍的穩定💁；另一方面，積極創造條件，加強對兼職檔案員隊伍的業務指導與培訓，提高其業務水平，建立兼職檔案員定期培訓製度，強化業務指導工作，尤其是要加強對新兼職檔案員的業務指導與培訓，通過有針對性地采取“請進來”與“走出去”相結合的學習手段，開展業務交流與學習，從而提高兼職檔案員的素質與業務水平◽️。
二是加強專職檔案員隊伍建設，尤其要重視復合型人才的引進與培養。首先，高校應根據學校發展規模及館（室）藏量具體情況👩🏻⚕️，按照國家檔案局人員編製的有關規定，適當增加專職檔案員的配備以滿足高校檔案工作發展的需要👨🏽🎨，特別是要吸引和引進高水平的檔案信息開發利用方面的人才💎，擴大檔案管理隊伍✊🏻，改善檔案隊伍人才結構，提升高校檔案隊伍整體素質。其次🫃🏿，要高度重視專職檔案員隊伍的穩定與升級，將高校檔案隊伍建設納入到學校整體規劃中，完善激勵考核評價競爭機製，通過製定優惠政策🚵🏻🌔、改革分配製度、增加收入、給予關心關註、營造溫暖和睦氛圍等🤏🏽，做到“政策留人、待遇留人📡、情感留人”，穩定檔案隊伍，同時要積極創造各種條件🍢，加強檔案人員專業知識和業務技能教育🖖👰🏿，提高檔案人員的知識水平和業務素質👩🏼🎨，重點培養和提高現代化管理與信息開發能力🉑，使檔案人員不斷拓寬知識領域🧑🔧，提高工作效率和服務效益。
4.做好高校檔案信息資源深度開發利用信息反饋工作。檔案工作的最終目的是為了利用，將檔案進行收集、整理、加工、開發等再提供給利用者利用是檔案工作的重要內容。高校檔案信息資源開發利用後的信息反饋工作😲🦷，是調整沐鸣平台（室）工作內容的客觀基礎，一方面能夠及時了解開發利用工作中的利弊，糾正開發利用工作中的偏差，提高開發利用工作的質量🛀🏽；另一方面能夠及時準確的了解利用者的需求🕵🏽♀️，拓寬開發利用渠道，最大限度發揮高校檔案的價值與作用；同時🙅🏽♀️👩🍳，通過信息反饋工作，能夠檢驗高校檔案收集⚾️、整理、鑒定、保管等工作環節的好壞😹🫶，促進高校檔案基礎工作的開展。
一是建立健全檔案信息深度開發利用反饋工作製度。高校檔案機構應結合本館實際情況，建立健全科學、規範且具有可操作性的規章製度，將檔案信息開發利用反饋工作納入日常工作軌道，做到責任到人並定期匯報，形成反饋報告，在交流中促進今後工作的開展🧝🏿♂️。
二是加強反饋信息收集，拓寬信息反饋渠道🔚🧑🏭。開展反饋工作，高校檔案機構應轉變工作態度，變被動為主動，積極拓寬反饋渠道🫗，除了傳統的設置意見箱、擺放利用情況登記表😄、分發利用信息反饋表🫅🏿、電話采訪等🛣，還應該積極利用現代信息通信網絡技術🧑🏼🎤，如通過電子郵件、手機微信、博客論壇🙎🏼、沐鸣平台網站開設“網上留言”💇🏻♂️、“網上咨詢”等🥎⛩，擴大反饋信息收集渠道🫳🏻，積極加強反饋信息收集工作。
三是做好反饋信息的分析。反饋信息分析是對反饋到檔案機構的利用信息做出科學判斷，去粗取精🏋🏽♀️、去假存真，剔除原始反饋信息中混入的虛假成分，篩選出有價值的信息。[3]11對收集來的反饋信息🤘🏿，檔案機構要建立系統完善的分析處理機製，製定嚴格的製度，明確分析處理的時間🍏🧜♀️、內容🏄🏿♀️、程序、要求和方法等，並組織專人負責🪬，從而確保收集來的反饋信息能夠得到及時、有效的處理，防止出現偏差。
四是加強反饋信息的再反饋。檔案機構將各行為主體的反饋信息收集後應及時的進行登記、保存並傳遞給相關人員，對於產生了重大經濟效益或社會效益的典型事例要及時匯編成冊🐫，重返社會，而不能將之束之高閣🙊，僅僅作為內部交流資料🧏🏼♂️，拒絕向利用者開放😵💫，檔案機構根據利用者對利用過程中提出的建議或意見做出改進的，要及時地再反饋給利用者⚪️🎅🏻。[4]20通過反饋信息的再反饋，能防止檔案工作者“只收集資料不改變現實”的做法，能進一步宣傳檔案的價值和作用，提高檔案部門知名度，提高利用者的反饋積極性，形成良性循環。
隨著我國教育事業的蓬勃發展和高等教育改革的不斷深化🦍，高校檔案數量急劇增加🐲🧑🏻🌾，種類日趨繁多👨🦲，內容也越來越豐富，對高校檔案信息資源進行深層次的開發利用是時代賦予高校檔案工作者的艱巨任務，也是高校檔案工作深入發展的必然要求與結果🐀。高校檔案機構與人員要高度重視深度開發利用工作，抓住開發重點📸，做好收集歸檔工作，抓好人才隊伍建設，從而深度挖掘高校檔案的潛在價值與功能，為學校及社會服務。
參考文獻
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