高校沐鸣平台（室）在接待利用工作中，時常會遇到一些“有事實卻查不到檔案”的窘況🕙，致使利用者滿懷信心而來🙍🏻，卻帶著失望而去🩱。造成這種尷尬屢現的主要原因，筆者覺得還是檔案的收集工作沒有做細🖼、做到位📚，存在收集盲點或指導工作薄弱等問題🧑🏻🏫🧑🏿🏫。
長期以來👑，高校檔案部門總以為黨群👨🏿、行政、教學🛂、科研檔案是學校檔案的收集重點，歸檔範圍、內容都規定得很細，每年歸檔時也是“死盯”著要收的⬇️，這不錯🈵。但檔案的利用是全方位、多群體的🦒👩🏻🔬，高校檔案的收集不能僅局限於管理性文件🐈、教學大綱、科研材料、全日製畢業生學籍材料等方面，而要把註意力拓展到高校辦學整個過程的所有環節中去🤏🏼。隨著利用者切身利益保護意識的不斷增強🫧🤷🏼♂️、高校人性化管理以及校園精神文化繁榮等內涵建設的日益驅動🧍🏻♂️，以下三方面材料亟待加大收集力度。
一是非學歷教育辦學過程中形成的學生的學籍檔案🩶。當今高校除了承擔培養全日製本、專科和研究生任務外，還以其他多種形式在為社會培養各類專業人才，如規模可與全日製相匹敵的成人教育和網絡教育，又如各類培訓班、進修班、短訓班、專題系列講座等等，名目可謂繁多。這些培養對象有的是統考的、有的是學校單獨遴選的、有的是委培的🦹🏼♀️、有的是與港澳或境外中介機構聯合培養的🧝♀️，他們完成規定的學業後🧏🏼，都會得到學校為其頒發的相應證書🧑🏼🔧。這種教學模式和途徑，為我國實現全民教育、終身教育國策、提高公民科學文化知識素養提供了機會和保障🐗。然而🧝🏽，由於非學歷教育辦學的特殊性，其間形成的各類有關學生（學員）的學籍材料的積累、管理🍘、歸檔情況卻存在著許多棘手的問題：有的材料不全，有的管理不力，有的僅保存在學院（系）相關人員手裏而沒有及時歸檔👨🎓，甚至由於教學點的異地分布和管理人手的短缺，相關材料出現了丟失情況。這種反映非學歷教育辦學過程中形成的重要材料管理不到位的狀況，將導致日後檔案部門為這些人員出具相關證明時無檔可查、無據可憑🧑🏻🍳，嚴重影響檔案服務利用的效果乃至損害到利用者的切身利益🦉。對此，高校檔案部門要引起高度重視，製訂相關製度🚴🏻🎯，落實材料積累🚨、保管、歸檔責任人𓀘，實行專人負責製，並加強監督、指導和檢查🐏。相關工作要納入分管領導的職責範圍，保證人手和必要的經費，確保歸檔責任人能有精力和條件做好這項工作🫵🏼。學校檔案部門指導人員要深入一線，及時了解學校非學歷教學工作的分布情況和實施進展，早介入、早關註，並給予有力的監督和指導⚂🧑🦲，保證相關材料齊全🔕、規範🧶、有序歸檔🧛🏽♂️。要嚴格實行預立卷製度，必須將學生（學員）的錄取材料👨👦👦、課業成績、獲獎信息🤽♂️、入學或畢業登記表、證書發放簽收冊等在平時悉數收集、整理好，以便統一集中歸檔。此外，對轉學⛺️、休學、退學、重讀等學生的有關情況也要記載清楚，不要認為這些材料無關緊要而不收集、不歸檔💂♂️👩🏻🌾。做好這項工作需要學校檔案部門與相關學院、職能部門緊密配合📦，對於歸檔工作做得好的單位，其做法和經驗要大力宣傳並給予表彰獎勵；對於馬馬虎虎🛳🌄、敷衍了事的單位要予以通報批評🏋🏻♂️，直至追究相關工作和法律責任，以保非學歷教育對象的切身利益不受侵害。
二是聲像檔案🫸🏼。聲像檔案的作用區別於其他檔案，它能形象直觀、惟妙惟肖地展現歷史事件的原貌。隨著現代大學教育製度的逐步確立🚶♀️➡️🏯，校園精神文化建設已被提升到大學內涵建設的突出位置♗🙇🏼♀️，並作為衡量大學是否真正有條件、有能力為社會培育“四有”新人🤨、傑出英才的重要標桿🀄️，其中如何利用學校發展歷史✸💃🏼、校園風貌變遷🚨、優秀人物事跡等來感化人、教育人🧎、激勵人，為學生提供豐富多彩、健康向上的精神食糧🧑🏻🔬，已成為高校教書育人的重要內容和有效手段。圍繞這項工作所開展的校史館建設、各類慶典活動（包括製作各類紀念冊）、“知校🧔🏽♂️🕝、愛校、榮校”專題教育活動、網絡文化建設以及各項工作水平評估等，都要依靠大量的圖文並茂、聲像兼備的感官素材來支撐和烘托，所以收集、積累好學校各類重要聲像檔案，來為大學精神文化建設服務的工作已刻不容緩👩🏻🦼➡️。反而觀之♊️，目前高校館藏實際所擁有的聲像檔案資源卻明顯單薄，不能很好地滿足上述利用的各種需求👨❤️👨，時常是人們需要的、急用的拿不出來🌧，不需要的、用不上卻有一大堆🌗👍🏻。題材單一、內容雜亂🚣🏽♂️⛷、出處信息不詳、查找手段落後🧘🏿♂️🏄🏽♀️、數字化份額低下👩🏻🏭、多媒體專集趨無等🥋，著實讓利用者感到失望和不爽。
要使高校聲像檔案資源不足、質量低下、管理落後的狀況有所改變🛐，可從三個方面入手去下功夫。一是實行專人負責製😩。高校聲像檔案內容豐富👨🦰，有紙質照片、數碼照片⚙️、錄音錄像帶、音頻👶🏻🤖、視頻、數據光盤等➛，同時來源分布廣、題材背景信息各異🚣🏿♂️、形成時間不確定🦸🏻♀️，要準確、規範、齊全地予以收集好🫰🏽，檔案部門必須指定責任心強🅿️、具有一定業務能力的專門人員來統籌負責這項工作。該人員要對學校聲像檔案產生集中的部門，如校辦、宣傳部☪️、現代教育技術中心🧓🏿、國際交流與合作處🙆🏼♀️、團委、學工部等落實收集跟蹤製度🌲，重點指導、定期收集；對其他單位也要經常性保持聯絡，深入了解聲像檔案形成的情況🥨，將重要、珍貴的材料收集進館。二是收集要及時。現在，有關學校發生的重大、重要事件一般均會於第一時間內在校報、校新聞網上報道發布出來，並配有相關的圖片🎉，檔案人員應每天予以關註，及時做好工作采集記錄👮🏻😈，並與信息上報單位取得聯系，向當事人詢問事件的詳細情況，叮囑其妥善保存好圖片或可能的話馬上歸檔👌🏿。某事件如有專門全程攝像材料產生的🧑🏿🎄，也要一並催促職能部門及時歸檔👥，盡量不要拖延時間太長，以免散失或漏歸。另外，由於現在的聲像材料大都是數字化的，一定要告知當事人歸原始拍攝的“原件”，而不要隨意將之壓縮𓀀、修改、剪輯🧑🦲，因為一旦處理不當👬🏻，容易造成像素小、畫面不清晰等誤操作。三是管理要科學。聲像檔案有極其鮮明的特性，即要有準確、完整、配套的說明文👩🏽，離了它，小則導致影像無任何利用價值，大則鬧笑話甚至造成工作責任事故，所以管理人員一定要將內容事項🐚、時間🧋👋🏽、地點、人物等重要信息一一標註清楚🚬🙇🏻♀️，以便今後查考利用。其次🏊🙃，聲像檔案數量龐大、題材豐富、類別眾多🧖♂️🥩，再也不能靠手工、靠記憶的傳統方法來管理，而要全面利用計算機系統進行規範管理🤞🏽，實行分類別🚴🏿、分載體、分來源🧝🏿♂️、分年度保管🔽🧔♀️，最好將其全部數字化，相關全文上傳到系統數據庫中去👐，以便查到目錄就能找到目標，實現快速查詢目的🎡。最後，管理人員還要註意鑒別題材的質量🌈🤼♂️，挑選最理想、最有代表性的予以歸檔🏄🏽♂️，並及時編製分類題材庫，將歷年同類內容的題材作集中歸並，以便提供最緊急👳🏼、最上乘的利用服務。
三是實物檔案💅🏽。實物檔案是學校建設發展過程中極為重要的見證和依據👂🏽，且產生的量也很大🙎🏻♂️🩳，主要有獎杯👬🏻、獎牌😽、獎狀📓、錦旗、字畫🕵🏿♂️、書稿、紀念品🧕🏿、校徽👬🏼、校標、宣傳冊（畫）🫲🏻、互（捐）贈物品以及各種具有一定特殊意義的實體物品等。實物檔案可以視為學校的“古董”，隨著年代的久遠它會越來越難覓，自然其價值也就越來越高🔱，假如平時不註意收集🧑🏻🌾、積累和保存，那就會在不知不覺中樣樣痕跡變得蕩然無存。實物檔案看得見🪒、摸得著，是學校發展歷史的有力佐證，尤其是它們在校史陳列展覽中具有文字和影像材料所無可比擬的說服力👫、感染力🌶，是後人了解、認識前人艱苦奮鬥🚭📢、努力拚搏、獻身科學教育事業最好的“活教材”。然而，由於各種原因📐，我國除個別高校外大多數還沒有系統地將實物檔案作為一個門類來重視對待，學校許多重要、珍貴的實物散落在校園的各個角落🎖，時間一長，有的被長期擱置在儲藏室🔬、有的被變相送掉、有的幹脆當成廢品一賣了之，待到日後有人想起要查考利用時，便是問誰誰都不知去向☔️。
實物檔案的收集工作🖼，目前首要的任務是盡快建立起相關的規章製度，要像對待紙質檔案🫴🏼、電子檔案一樣，製訂詳細的歸檔範圍，相關工作內容、要求要納入到各部門分管領導和兼職檔案員職責範圍之內🧎，確保平時的收集🧘🏻♂️、保管工作落到實處。檔案部門有關人員要深入基層👨🏻💼，做好收集實物檔案重要意義的宣傳、教育、鼓動工作🍿，既以製度要求人，又以願景說服人，更以事例感悟人的方式與相關人員作耐心溝通，讓他們意識到將實物檔案移交到沐鸣平台（室）來保管更合適、更可靠，能發揮的作用和意義更大💤🙋。一旦實物檔案收集起來並有一定數量後🤹🏽♀️，檔案部門一要利用媒體予以報道贊揚🙎，二要挑選有關主題在學校顯要位置予以集中展出，既豐富校園精神文化生活，又展示相關單位和教師的工作成就，營造連鎖、互利🌕、爭相歸交實物檔案的良好氛圍👨🦯➡️。在開展當前校內實物檔案收集的同時，還要發動退休老同誌和校友征集學校以往的實物檔案。如利用校慶日🧻、每年的重陽節敬老活動，檔案部門主動出擊，多方聯絡🤷🏿，收集線索🚶♂️➡️，順藤摸瓜❤️🔥🎅🏽、尋物覓寶，千方百計地拓展實物檔案的來源途徑，豐富館藏量。在征集過程中，對於已退休、離任的著名人物、老領導等，也可以主動上門予以慰問，在看望他們和贊揚他們為學校的發展作出貢獻的同時🗃🧑🏼🔧，探訪一些校史典故並追溯相關實物當時產生的背景和去向5️⃣🤴🏿，再設法予以收集之。當然，也要對捐贈實物的每一位同誌回贈一些紀念品等。實物檔案的收集與管理工作還需作進一步地總結和探索，檔案人員可以去國內這方面工作做得早、做得出色的學校作實地學習👰🏻♀️、取經，借鑒人家的經驗和做法🚆，把自己學校的實物檔案門類從無到有、從少到多地建立起來🧑🏻🦱，造福於人👩🦯➡️、恩澤於世。
綜上所述，非學歷教育對象的學籍檔案⛔️、聲像檔案和實物檔案都是高校檔案資源的重要組成部分，也是檔案收集指導工作中的薄弱環節，希望國內高校的檔案同仁對此引起重視，搶抓機遇👊🏼⛹️♀️、主動出擊🦜、加強監管，確保這部分檔案不遺漏、不散失🧏🏿♀️，為構建現代大學文明和建設和諧社會發揮作用🏕。