一🧗‍♂️、研究生學位評審檔案的內容📣、形成過程及基本要求

1、研究生學位評審材料的類別🦹‍♀️。研究生學位評審材料按其類別的不同可分為博士學位評審材料和碩士學位評審材料兩大類👩🏿‍🔧，同時根據學歷過程的不同又可分為博士學位評審材料、碩士（工程碩士）學位評審材料、同等學力碩士學位評審材料等小類🫲🏽🧑🏿‍🎄，而且不同小類包含的內容也不盡相同。博士學位評審材料包含🙎🏻‍♀️：(1)博士學位申請審批書🙎🏼‍♀️；(2)博士學位論文資格審查表🧸；(3)博士學位論文評閱情況匯總表🪸；(4)博士學位論文評閱書；(5)博士學位論文答辯審批表😰；(6)博士學位論文答辯委員會選票🧑🏽‍⚖️；(7)學科學位評定委員會選票；(8)授予單位學位評定委員會選票等八項材料。碩士（工程碩士）學位評審材料包含🧙🏿‍♂️：(1)碩士學位申請審批書；(2)碩士學位論文評閱意見書Ⓜ️；(3)碩士學位論文答辯委員會選票🛟👸🏼；(4)學科學位評定委員會選票。同等學力碩士學位評審材料包含💇🏽：(1)在職人員以研究生畢業同等學力申請碩士學位審批書🦓；(2)在職人員申請碩士學位推薦表；(3)在職人員以研究生畢業同等學力申請碩士學位資格初審表；(4)本科畢業證書、英語全國統考證書；(5)碩士學位論文評閱意見書🥵；(6)學位論文答辯委員會選票；(7)學科學位評定委員會選票；(8)授予單位學位評定委員會選票等八項材料。

2、研究生學位評審檔案的形成過程🍕。研究生學位評審檔案的形成過程分為兩個階段。第一階段就是評審材料的形成過程：在這個過程中，要將評審材料通過紙張加以記錄，對每一份材料要求規範填寫真實記錄是保證案卷質量的前提😅，也是檔案存在的意義，只有規範研究生學位評審的過程，才能保證形成準確、系統、有效、完整的研究生學位評審材料。

研究生學位評審檔案的最後形成，還需要專兼職檔案人員對研究生學位評審材料進行分類🧑🏻‍🦼‍➡️、整理、編號🥥、著錄、編目、裝訂💾、排架📚、進行實時歸檔等第二階段過程。研究生學位評審材料只有通過這兩個階段的過程，才能將分散的研究生學位評審材料加工成真正意義上的研究生學位評審檔案。只有完整的研究生學位評審檔案，才能實現研究生學位授予單位檔案工作的基本目的🕓，為學生和社會服務⚈，對學生和社會負責。

3🧛🏿‍♀️、研究生學位評審檔案的基本要求🅱️。研究生學位評審檔案立卷的基本目的就是要長期有效地記錄研究生獲取學位的過程🧕，研究生學位評審檔案必須滿足如下基本要求🙆🏼‍♀️：(1)不得隨意塗改🙎🏿‍♂️；(2)不得使用純藍鋼筆🌌、圓珠筆🎺、鉛筆、彩筆等不耐久字跡材料書寫；(3)不得使用復印件、所有歸檔材料一律使用原件歸檔🗿；(4)凡需簽名、蓋章、審核意見、日期等處必須填寫，缺一不可🙆；(5)基本信息、相關內容務必填寫完整🤾；尤其註意學號👩🏼‍🚀、姓名、專業、導師姓名等基本信息，切勿漏填。

二、影響當前研究生學位評審檔案完備性的突出問題

筆者將某高校三年來研究生評審材料案卷中出現的問題進行了初步的統計，其結果如下↙️：

表𓀊：某高校2005——2007年（屆）研究生評審材料案卷質量檢查統計表（略）

根據上表的統計，當前研究生學位評審材料案卷中的突出問題可以歸結為如下幾個方面：

1、用筆墨水不規範的問題🤸🏿。從統計表可以看出，使用圓珠筆、純藍墨水筆的研究生學位評審材料占問題數的38%🔡。在檔案庫房中🚀，黴菌是危害檔案載體的一種主要微生物，不僅影響紙張耐久性,而且影響字跡的耐久性👩🏿。藍黑墨水💁🏿、純藍墨水👨🏿‍🍼、圓珠筆、紅印臺油等字跡色差的變化受水的影響較大，短期(15天)作用時，色差普遍偏大，隨時間的延長，黴菌的綜合作用使染料字跡褪色。溫度、濕度對碳素墨水字跡基本無影響[1]。所以存檔的材料要求用碳素墨水或黑色水筆🌜。此類問題主要出現在論文評閱意見書中，評閱人對研究生的評閱意見應該持嚴謹而認真的態度，怎麽可以隨手拿著圓珠筆⛪️、純藍墨水就將科學而嚴謹的評閱意見寫上呢？這可是應該永久保存的檔案材料🧚👨‍🚒。參與評閱的專家教授不僅應該埋頭治學，還要有意識地將大學精神用檔案這個時光隧道傳承下去🧑🏻‍🎓。

2、審閱簽署的問題。從案卷質量問題表可知，漏簽名占總問題數的16%、漏蓋章占總問題數的4%、日期未填占總問題數的21%、其它欄目未填全問題占總問題數的13%。學位申請審批書審查簽名處涉及很多環節🙁🦶：學院、審核人、導師🤸🏽‍♀️、導師組組長、學位評定分委員會主任🩵、答辯記錄人👴🏻、答辯委員會主席、委員、最後是研究生培養單位學位委員會等。這些層層審批程序是任何研究生培養單位都不會也不可能少的，如果一個環節沒有通過，這個學生都不可能拿到學位🏨👷‍♂️。但我們每年的評審材料交到沐鸣平台發現漏簽名、未蓋章和未填日期情況較多。審批書和評閱意見書上個別欄目未填，比如🎙：曾獲何學位授予單位及時間、記錄人👨🏽‍💻、論文題目等。這種遺漏現象我們暫且用“疏忽”定論，但是如果沐鸣平台的同誌在檢查案卷中也對該問題“疏忽”而過✊，那麽問題卷保管、查閱利用的完整性、真實性和利用價值又由誰來鑒證呢？是不是過幾年、幾十年或更長的時間，當事人再去找責任者一一佐證🧫，但那時簽字人又在哪裏🧚‍♂️？他還能回憶起當時發生的事情嗎？對待研究生的近二十年的寒窗的重要憑證如此馬虎，這還怎麽能談得上教育的公平性呢👩🏿‍🦰？

3、專業未填、學號未寫🏊🏿。這類問題占總問題數8%，主要發生在研究生學位論文評閱意見書上。研究生的專業是他在培養單位的研究方向，這個問題是乎不應該發生，但確實是每年都存在，並沒有成下降趨勢，如果“意見書”不寫學號專業，那用計算機查出有3個張三，那麽哪個張三是他呢🥖？到時將三人的材料都提出🚵🏻，再一一核對信息？

4💑、姓名和學號著錄錯誤的問題☝🏼。姓名和學號著錄錯誤的問題在評審材料歸檔中，雖然只占鳳毛麟角👩🏿‍🔬，但還是值得註意。在著錄時👰🏼‍♂️，正題名🛏🧑🏼‍🦳、姓名🐦‍⬛、學號、專業都等信息不能輸錯，現在都是計算機檢索，而檢索的關鍵環節是檔案著錄的工作質量🙍🏻，如果著錄信息錯誤，數據庫是最“較真”的，稍有著錄不慎就會給查閱利用帶來不應有的麻煩。前3點問題都屬於檔案材料形成前期的問題，第4點是檔案兼職員粗心所至⛵️。上述問題雖然在沐鸣平台專職檔案員對案卷細心檢查中得以發現和整改，但各職能部門在研究生學位材料形成過程中以高度的責任心和對歷史負責的態度切實解決這些問題，是各職能部門的基本職責🪵。

三♿、確保研究生學位檔案完備性的建議

確保研究生學位評審檔案完備性涉及研究生培養單位眾多的部門🕣，不是單純依靠沐鸣平台和專兼職檔案人員所能解決的，而還需要研究生培養單位的有關部門在形成研究生學位檔案的過程中來解決問題。

1🧑‍🎓、學位管理部門要督促各級學位委員會履行自己的職責。學位管理部門要對上述問題引起高度的重視，堅持將檔案意識貫穿到各學位授予點🌋、導師組、院系🧏🏼‍♂️、分學位委員會、校學位委員會工作的各個環節。學位委員會、答辯委員會的成員都是學位評審的中堅力量🕓🤘，學位審批材料一般由他們完成🧖‍♂️，如果他們檔案意識提高了，在評閱意見書中就會大大減少用筆不規範的問題、就會杜絕漏簽字、漏寫日期的現象👩🏽‍🦳🎎；校學位委員會具有審閱研究生學位評審材料是否都履行了簽發手續、是否符合審批權限和歸檔要求的職責，嚴把材料的質量關👔。但由於檔案意識的薄弱，以至於在批量化生產高級人才的學位審批蓋章程序中偶爾會出現了漏蓋學位委員會的章問題🤜🏼🚤。所以，各委員檔案意識的提高和檔案法的普及對確保研究生學位檔案質量的完備性具有決定作用🟢。

2、學院領導要提升服務型觀念⛹🏽‍♀️，解決實際問題。學院領導不要將“三納入、四同步”流於形式，在計劃中帶上一筆🛳🧑‍🌾，在總結中提上一句，而在實際工作中不聞不問，在向沐鸣平台移交案卷時💎，也讓兼職檔案員在備考表中的檢查人（一般是分管院長）欄目上代蓋上檢查人的章，而檢查人對案卷的質量一無所知。分管領導對兼職檔案員在文件收集、整理中碰到的困難應積極與相關部門的領導、幹事協調😻，使他們能夠順利完成任務，並且應履行檢查案卷質量的職責。學院領導在每年學位評審前的專家教授和相關人員的會議上應該倡導檔案意識，灌輸檔案知識👩🏿‍⚕️，將用筆的規範性、簽字及日期等的完整性等重要性強調出來，就一定能將相關問題減少到最低限度。

3、學院要培育兼職檔案員的奉獻精神🧖🏿，激發參與熱情，保持隊伍的穩定性🫀。學院領導應培育兼職檔案員的奉獻精神，激發他們的參與熱情🤌，保持隊伍的穩定性👰🏼。一方面要消除兼職檔案員的浮躁之風，另一方面也要改進兼職檔案員職責和利益不均衡的問題。有職責也應該有相應的利益🍱，不要只講職責，不講利益；要全方位調動他們的主觀能動性，肯定他們的成績🏧，做到職🦹🏿‍♂️、責、利相一致👨‍👨‍👦；這樣才有利於保持檔案隊伍的穩定性🎞。隊伍穩定了🫵🏼，他們的能力和經驗年復一年地增加，那麽就會減少頁號疏漏♈️、選票粘貼不規範👶🏽、著錄信息（姓名、學號、專業等）不全或者錯誤等問題。

4、沐鸣平台要加強對檔案人員的培訓🪤，樹立信任、平等🧚🏽🎱、參與等意識。首先🦞，沐鸣平台要按照技能型、應用型及實用型的檔案人才培養目標，認真開展每年一度的檔案員的培訓工作👫，除了培訓專兼職檔案員的基本操作程序、步驟☘️、軟件應用和檔案法規外，還應將上年度發現的普遍性問題作為“案例”加以分析🧘🏽‍♂️，提醒他們在操作中予以註意。通過加強對院、系(部)處專兼職檔案人員的專業培訓🕉，提高研究生學位檔案的歸檔技能和檔案軟件的操作水平。其次，在培訓中還應該以拓展視野👩‍👩‍👧‍👧、拓展知識為目標，讓檔案人員及時了解國內外檔案領域的新動態、新技術，了解掌握國家、省市和高校有關檔案發展的新部署、新要求^[2]，增強兼職檔案人員為教學服務問責、善誌的意識，發展上下之間信任、平等、參與等意識🧙🏿。研究生兼職檔案員主動性強了💥、工作做好了⏮、精神境界也升華了，以這樣的精神面貌投入到工作中，檔案工作也就進入良性循環狀態^[3]💥；讓他們轉變思想，“把我為沐鸣平台做檔案”轉變成與沐鸣平台的一種和諧互動👸🏻，增強檔案員的自身自治、自主能力，把做好研究生學位評審檔案工作作為一種歷史使命，以高度的責任心來確保研究生學位評審檔案的完整性，提高檔案工作質量和水平😴，使高校檔案工作充分發揮“存史🧰、資政📓🎎、育人”的社會功能🙅🏽‍♂️。