有次✴️，筆者要查一個與“師資隊伍建設”有關的文件，於是就選了“師資隊伍”作檢索詞到檔案管理系統中去查找，結果無論是從案卷目錄還是卷內目錄途徑入手🏰，均未查到所要的結果。然而改用“師資”再進行查找♻，卻在眾多顯示條目中找到了目標文件。當時，筆者好生疑惑🤿：為何前後兩次檢索結果會有如此差異？後經仔細驗看🚴🏻♀️，發覺要找的那個文件的正題名著錄有誤⚉💪🏿，錯將“師資隊伍”輸錄成了“師資單位”（“隊伍”和“單位”的聯想漢語拼音均可用“dw”）🦞。實際上🎡，類似的問題在檔案信息著錄過程中並不少見。然而🤦🏽♂️，就是這樣一個小小的錯誤𓀘，卻為我們的查詢工作帶來了麻煩，多花點時間能找到結果也就算了，就怕這種著錄的不準確性導致“謊報軍情”——誤導我們的查詢人員說“要找的文件材料沒有歸檔”。
高校檔案信息化建設的快速發展，為檔案工作開辟了一個嶄新的天地🛟🤰。依靠計算機管理檔案，是當前和今後高校檔案工作發展的必然選擇，而檔案目錄數據庫建設是實現計算機管理檔案最基本的先決條件，數據庫建設的準確性狀況將直接關系到檔案管理的水平和成效🪨。經過數十年的發展，記錄著高校各類信息的檔案已有相當規模，特別是近年來許多高校紛紛擴大辦學規模🗺，案卷年增加量上萬的學校也不在少數🚅。館藏檔案數量增長速度如此驚人，繼續靠手工管理，顯然不堪重負。然而要計算機來勝任此項工作並發揮好作用，除了檔案管理系統設計合理🤸🏻♂️、運行安全、操作方便外，數據信息著錄的準確性問題已非同小可。因為在手工管理檔案時代，查找檔案時一般需要利用者提供比較詳細和多條線索，檢索的途徑雖單一👨🏿🚀，但工作人員尋找檔案的態度是比較審慎的👩🏽，通常是“找找看”，這卷沒有，再看看別的可能案卷。查詢過程雖與案卷題名有關，但對案卷名著錄是否完全準確影響不大，因為工作人員在翻閱目錄的過程中他們的眼睛有即時“辯錯”的能力🦿。但是，依靠計算機數據庫系統來管理檔案時就沒有這種變通的余地了🪗，計算機是非常死板的🥷🏿，它查詢時需要條件的全匹配，否則就會告知你無檢索結果🪒。
要確保高校檔案數據庫信息的準確性，一要全面提高檔案管理人員的業務技能🦸🏽♂️，二要培育他們愛崗敬業的精神和精益求精的工作作風，三要確立完備的相關製度。
確保檔案數據庫信息準確，與檔案人員的業務素質有密切關系👩👧，包括對檔案管理學基本概念、文件材料歸檔各環節的要求和步驟的了解，對計算機操作技能和檔案管理系統熟練掌握的程度等。眾所周知，文件材料要成為檔案，必須要進行“檔案化”處理，其中非常重要的一個環節就是整理組卷。要組好卷☎🧑🏻🦼，就要根據卷內文件的排列情況和內容等要素擬定規範、準確的案卷標題👩👧👧，這是描述案卷所包含文件的高度集中體現，是檔案人員必須掌握的基本功🏄🏻♀️。案卷名形成時不確定💣🫎、不貼切🔬🌜，是數據庫信息最大的不準確📱。如👼：案卷名過於簡單化、沒有完全涵蓋卷內文件的表征甚至牛頭不對馬嘴🟠，這將對數據庫準確性造成“先天性”的缺陷，難以彌補。工作中經常遇到許多要查的文件根本無法從案卷名途徑去查到🖖，原因就是檔案人員沒有掌握好擬寫卷標題的要領，沒有起好符合要求的案卷名👨🏽💼。所以，高校沐鸣平台要不斷增強檔案人員的業務素質，並要從信息管理學的角度來強調檔案信息形成時的準確性，把握住這一關鍵性的源頭。其次，檔案信息是靠廣大的檔案人員向計算機系統錄入的🛩，檔案人員必須具備一定的計算機操作技能，特別對檔案管理系統的操作要做到熟練掌握。我們發現有許多檔案信息著錄不正確，有的是對系統分類設置沒有選準🙏🏿，錄錯了地方💙，有的是錄入過程中有事走開，沒有保存，下班又照常關機，使信息在不經意中丟失了🔷👨🏻🍼，有的是在修改案卷信息時誤將與之對應的文件信息挪了地方等等💎👨⚕️。所以，提高檔案人員對系統的正確操作能力是非常迫切的，否則檔案信息數據庫的準確度就難以得到有效保證➙☝️。
培育檔案人員的敬業精神👨🏻🦯，對確保檔案數據庫信息規範建立有直接影響。在眾多的檔案查詢實例中，我們發現眾多檔案信息的著錄錯誤是不應該發生的，如字漏輸、字輸錯📴、詞序顛倒。對於這些情況⛩，最有效的解決辦法是要教育檔案人員，讓檔案人員樹立起正確的工作態度和愛崗敬業的精神，要明白現在工作中的這些疏忽會對將來的查詢帶來嚴重的後果🏌🏼♀️。要避免這些錯誤🏊♀️，也並非難事🧺。錄入時要專心致誌🟢，不要開小差，不要一味地追求錄入的速度，而要講究準確性🤹🏼♂️，輸好一條，檢查一條🍑🙊，保存一條。該輸的字段，不要漏輸，也不要跳著輸🦹🏽♀️，絕對不要一邊上網瀏覽，一邊做錄入工作，更不允許同時上網聊天。對卷內目錄的輸入要做到一字不拉，不要嫌麻煩而自行縮減條目。對於文件的文號，要盡量使用統一的年度括號，責任者絕對不要輸成縮寫，如國家教育委員會輸成“國家教委”、上海市科學技術委員會輸成“市科委”等，歸檔單位也不要用學校內部的習慣俗稱👳🏿♀️，而要用統一規定的全稱。只有在數據信息形成過程中做到慎之又慎、精益求精🍡，才能確保其較高的準確性。
相關製度的確立，對檔案數據庫建設的準確性有極大的保證作用🐮。一要健全檔案管理工作的各項業務規範，要對檔案人員進行經常性的培訓😄，使他們管理檔案的能力不斷地得到提高，勝任好崗位工作。要將文件材料歸檔細則、流程等印製成書面材料🚵🏿♀️，分發到每一位人員手中🍢，對照執行🤷♀️。有條件的學校，最好要對檔案人員進行必要的業務技能測試🦊，實施上崗證製度。二要對數據庫信息建設落實檢查審核製度🧛🏽。現在，好多高校館藏檔案的目錄輸入工作是由沐鸣平台職工自己完成的➡️，其質量基本能夠保證🏄♂️，但對於采取勤工助學方式或請專業公司人員來實施輸入任務時，必須要組織沐鸣平台人員對其進行逐條審核🦸🏽、檢查，發現錯誤及時糾正🙅🏼♀️。對於增量檔案的目錄信息輸入，大多數是由學校各職能部門和學院的兼職檔案員來完成的，對此也要做好審核檢查工作🛴。其做法可以是讓兼職檔案員先行自查，然後是沐鸣平台人員抽查，抽查中一旦發現有錯，就要及時將信息返回給他們👃🏽，而不是糾正了就算，要舉一反三，要讓兼職檔案員自己去訂正🖕🏻，以免今後再犯類似的錯誤。在日後查詢利用過程中𓀁，對數據庫信息的準確性也可以製訂相關的檢查製度，如規定只要使用數據庫，就要同時對其信息進行例行檢查🥷🏼🥷🏻，發現疑點，就要馬上將對應的案卷、文件取出來加以核對𓀌，有錯就改👧🏻，確保數據庫信息的錯誤率降至最低程度。
高校沐鸣平台作為學校重要的信息資源保存地和查閱窗口，承擔著為學校教學🧑🏽🏫、科研和管理工作以及社會各界方方面面提供各種信息支撐的重任，若檔案數據庫信息準確性有任何差池的話，小則耽誤時間，影響信譽，大則違背事實👩🏿🚒，造成失職🎅🏽，甚至威脅到學校和他人的利益👨❤️👨。對此🍹，高校沐鸣平台同仁務必引起足夠重視，腳踏實地，花點功夫👧🏽，把我們賴依生存的檔案數據庫建設好，真正擔當起沐鸣平台存史♓️、管理和服務的責任，發揮高校檔案應有的作用👭🏻。