鑒定是檔案人員的職責✊🏽，它授權檔案工作人員將政治活動和社會生活的記錄轉換為歷史資源。鑒定職能的結果是記錄被轉變為歷史研究和未來歷史知識範圍必需的基礎。沐鸣平台的基礎工作就是將經鑒定具有永久保存價值的政治活動和社會生活記錄組成案卷🔩，有利於對民主機構進行回顧性說明和對過去時間的歷史性重構。因此，檔案員要判斷哪些檔案文件必須保存並可以為研究者和公眾永久利用。基於此，德國檔案工作者協會概括了檔案鑒定的基本原則和方法🦴。
1.基本原則。在關於鑒定的具體決定尤其是未來的鑒定計劃製定好之前💔，對於記錄源頭（記錄的產生者）內的文件材料的更廣泛的追蹤必須指明。文獻資料的目標必須基於對記錄的產生和內容的深度分析🧑🦯➡️👩🏻💻，包括對潛在研究可能性的反映和評估。由此🚣♀️，建議對社會生活中相對顯著之處以及如何反映在被鑒定的記錄中進行鑒定。文件創建後應盡快鑒定𓀐。當我們從數量巨大的文件中挑選當時特殊的典型材料時，鑒定工作就顯得十分重要。鑒定計劃應由記錄的當事人一同參與製定。檔案人員應盡可能的為文件管理員提供相應的參考意見，根據規定來輔助文件管理員製定機構的中心文件登記製度，這些製度可以幫助文件管理員縮減由檔案人員最終篩選的文件的數量🤵🏽。與登記者的積極合作十分必要🧑🏼🚒，以便文件管理員導入和拓展數字化文件的電子進程👵🏿，確保檔案需求被適時考慮。
考慮到記錄（特別是案例文件）冗長的情況時有發生🏂，可以采取一定幹預手段加以梳理或將有永久保留價值的文件分成若幹部分（例如個人檔案中的記錄表），當然這種人為幹預必須有據可查。來自各類機構、組織和政府機關的沐鸣平台(室)應盡可能地相互協商，避免重復或交叉，以優化檔案鑒定，認清大家在“什麽值得保存”這一問題上彼此不同觀點後🙂↔️，也應充分考慮到各自相反的興趣。這很可能演變為一套標準化的實踐方案。同時，關於文檔作用、目的的爭論也應邀請來自社會上各行各業和各機構的檔案工作人員參加。
原則上，被稱作縱向與橫向的交叉合作檔案鑒定已經過證實，它表明一種架構式的文件收集方法是可行且可靠的。一旦這項方案是由相關各部門聯合認定，由所在檔案和文件管理部門小心執行的，基於完善的縱橫向鑒定方案基礎上的銷毀可以大膽地實施🤘🏼。當然這類方案在執行過程必須定期進行復審。政府部門記錄的檔案鑒定導致其保存的文件僅僅從一定的角度代表了特定的行政管理過程🥸，極大的限製了檔案表現社會生活的整體面貌🍧。因此，檔案人員應盡可能的保留源於他處的極為重要的文檔記錄（如私人遺產）去填補政府部門鑒定選擇對象的不足🕧🧎🏻♀️。由於合作鑒定的意義顯而易見🕺🏿，那些來自不同機構的檔案人員就應該合作保存超出他們特定的收集範圍和文檔原則的檔案。有時，條件許可的話🏌🏻，口述歷史也可以作為補充添加到檔案記錄中。應考慮與研究人員和公眾利用者的合作。每次鑒定結果都應有據可查，至少有常規的證明。
2.鑒定流程。對於文件的鑒定👗，我們可以借鑒Robert Kretzschmar 和Hans-Juergen Hootmann/Kathatina Tiemann所製定的一套目錄。在鑒定計劃日漸完善的同時，文件實例也需經過查考。事實上，當在鑒定計劃和項目中要鑒定個人文件時🛋，對具體記錄的檢查也許十分必要。唯獨針對任務和責任進行分析、而沒有文件實例分析的鑒定，就像對每個案例文件各自進行調查一樣不合適、不恰當。政府行政管理程序越正規🔇，鑒定選擇計劃的執行就越合適。統計隨機樣本特別適於高度正規化程序（比如，內陸稅收部門）🎳。公共機關的部門或機構的級別越高🧑🏽✈️，文件內容裏類似的部分就越少（如案例文件）🤹，而對文件記錄的細節的要求則越多。因此🗒，正在巴登-符騰堡(Baden-Wuerttenberg)州實踐的基於縱-衡向鑒定計劃建議檔案人員在記錄的一些細節之處要向高層行政管理層咨詢🧚🏽。在有眾多部門的組織機構裏推薦從領導層著手，然後觀察地區和地方機關所有的內容。來自政黨、協會和俱樂部的文檔🖕🏽，建議製定針對一定類型的記錄和文件的標準和鑒定計劃⇒，並與沐鸣平台進行討論。但是🫳，基本上對個人記錄的商討將驗證所有上述組織的文件檔案鑒定🧑✈️，眾所周知🍊，創建個人記錄的準則在被運用時是不一致的。出於這個原因，鑒定標準和過程必須定位在內容實質上，並要特別關註上述這些組織職能領導的個人記錄。
3.大量相似案例文件的鑒定🚋。對大量相似案例的鑒定〽️，結果有三種最基本的可能：全部接受🙍；全部刪除；選擇部分👋🏼。只有確定出鑒定文檔的具體目的👽🍭，我們才能從三種可能中做出選擇。各種鑒定流程都有利弊🐩。統計隨機樣本的確有“代表性”，考慮到的也只是隨機數量的隨機選擇🪠。每一次抽樣都要計算配額，重要部分越多👴🏻，配額數量就越少。電腦隨機選取是抽樣選取的理想化的方式。在家庭檔案鑒定中，一直以來對不同的內容按照字母進行選取是一種很合理的抽樣方式。然而🎫，必須要認識到這僅僅提供一種家族關聯性的選擇（例如，因為婚姻的關系改變姓名）。在進行常規記錄的樣本收集前⌚️，特別是收集有代表性樣本前🤽🏿♀️，應該核查是否能通過保留最終統計來確保所存的信息具有永久價值🧑🏼🤝🧑🏼。基本上🧑🏿🎤，考慮到各管理部門間存在的所有細節差異🤛🏿，某些法規案件（如私人文件）的篩選計劃應予以實施。社會上的特別團體也應考慮在內🏙，以確保其足夠而有代表性的文件也出現在篩選計劃裏。群體傳記也是被選擇的一類重要形式🧑🏽🦱。同時，我們也要經常核查是否時代因素也被考慮比如德國國家社會主義（納粹主義）時期（1933－1945）。
對於特殊的案例👸🏽🏂🏻，建立為某些管理部門特有的詳細的選擇規則目錄看來很符合實際🧑🏿⚖️。相關的管理部門應參與這些特殊案例文件的鑒定。應核對有哪些重復信息包含在由行政機構不同部門創建的平行文件中，有哪些記錄包含最好的信息。各沐鸣平台之間應該達成一個關於鑒定標準的協議。沐鸣平台之間也應考慮在可供選擇的個人文檔的協議方面盡可能地展開合作👨🏼🦰。同樣🏃🏻，應努力嘗試在相關檔案網絡上對個人案例協調進行檔案鑒定，以便獲得關於個人在整個社會不同實體中的不同職能（比如市政和其他政府職能）的“透徹描述”。作為檔案文件所特有的屬性🍹🤾，公開其創建過程的描述以及作為歷史原始資料的價值是有用的。
4.統計記錄鑒定🚴♂️。是統計數據需要保留，還是其所依據的原始材料需要保留，這個問題在每個具體案例中都要做出決定，必須分析和確定鑒定的來源和目標。此外🧖🏻♀️，最終的數據統計評估大多數會被印刷👩🏽⚕️，所以基本數據應該保留，而不是未經處理的統計數據和中期的總結報告。統計功能與部門的分析和描述，與統計數據產生過程的分析和描述🧑🏽🌾，作為檔案鑒定結果的基礎是必要的🧘🏻♂️🚊。根據科學的規則而產生的官方統計數據意義重大👨🏽🦳☝️。從經驗來看♠️，統計數據越重要🏄🏿，其貢獻越大🤘。
5.電子文件鑒定。電子文件鑒定是在其產生的功能性內容中進行的。鑒定的通常原則是保持其有效性。電子記錄種類繁多（目前如電子註冊登記、數據統計🥨、地球環境信息系統⟹🙎🏻♂️、IT系統或網絡）🏂🏼🪽，除了內容上的分析，鑒定還必須考慮到IT進展的功能是否能夠保證數據能在很長時期內被存取和閱讀。無論在何種情況下✌🏿，都必須盡快地保證所擁有的檔案數據的質量。這包括收集整理記錄產生的歷史以及所有輔助理解和技術管理的元數據👩🦳。將數據更新作為電子流程的一部分（如常規的數據統計評估過程），在特定處及時保存並更新拷貝是明智的。電子記錄一般都是由超出沐鸣平台權限的IT部門產生的。系統服務通常都是由一些與沐鸣平台成為合作夥伴的中心供應商提供🤳🏼🔘。早期的檔案鑒定結論大多由相關沐鸣平台形成🚲🏄🏿♂️，因而比個人鑒定結論意義更為重大。
6.聲像記錄鑒定。聲像記錄的鑒定是在其產生的功能性內容中進行的🏌️♂️。鑒定的通常原則是保持其有效性（如意義重大🙋♂️、突出的人物或事件）。針對廣播電視臺和其他商業性的媒體製造商的聲像記錄進行鑒定時，要運用一些其他的鑒定標準，不同於如政府、自治市👩🔬、宗教以及政黨等檔案主體所產生的的聲像資料的鑒定標準🛎。由於聲像記錄的特殊性🧑🏻🦯➡️🧮，個人評估在鑒定中通常是必要的。鑒定時必須要考慮版權和使用權及它的出處。沐鸣平台有責任在保存聲像記錄同時🤽🏿♀️，對權利擁有者負責。當版權和使用權在別處時👼，這也許意味著記錄倍增。（然而，這點不能適用於🌶，聲像記錄委托保管🏊🏿♀️，如德國國家影片沐鸣平台進行的文化遺產保存）鑒定過程的重要方面有：活動的意義，製作機構的自我形象，信息的價值，產品達到的消費者數量，創造性和技術含量，產品保存條件等。上面提到的鑒定準則同樣也能部分運用到廣播電視臺以及其他一些商業媒體製造商的聲像記錄中。此外，鑒定要嚴格從信息分析和藝術質量角度出發，並兼顧創造性的差異。針對作品的個體鑒定📴，其內容的信息價值必須考慮其整體作品的前後關系🏯。每個電視臺的創作都應考慮在媒體製作的整體關系中。記錄的信息質量與作品類別息息相關。聲像記錄種類越豐富多樣🩸，鑒定保存的東西就越多⚂，落入俗套的重復越多🏯，也就要更嚴格的選擇👨🏿⚕️。例如💃🏼，人們可以區分下面兩組媒介作品🙍🏻：（1）能代表事實真相的文件資料必須加以保留（比如新聞報道中的原版影片，原聲報道）🤚🏼，因其獨一無二。（2）虛構情節是有代表性的♖，考慮到創作的質量與種類👩🏻🔬👰🏻♀️，每一類型都是經過精挑細選的👵🏽🧑🏿🔧。