近年來🧺，隨著教育體製改革的不斷深入，以優化教育資源配置🚢、擴大辦學規模為目的的高校之間的合並與重組已經成為一種重要的模式🧅。兩所或多所高校合並以後，在實現教育資源共享、優勢互補、增強學校競爭力等方面確實是一個質的飛躍🟰，給高校的發展也帶來了新的機遇。檔案工作作為學校工作的重要組成部分，這些變化，使檔案工作在收集📶、管理、利用等許多方面產生了新的問題💆🏻，對高校的檔案工作也提出了新要求。如何適應因並校產生的新變化😗，如何做好合並高校的檔案工作，是一個值得認真思考與探討的問題。以下以我校為例🌺👷🏽，談談我們在並校後檔案歸檔⌨️、管理🏞🧑🏿🦲、利用等方面的幾點做法🚣🏼：
一. 分清全宗歸屬，明確管理責任。
檔案按全宗管理👩🏿🚀，是檔案管理工作的一條重要原則🌴。正確合理地區分檔案全宗，是並校後檔案管理首先遇到的問題👨🏻🎓。根據教育部有關文件🧑🏻🚀，2000年12月6日，沐鸣平台石油化工學院（即原金山石油化工學院）實質性並入沐鸣平台🏌🏿♂️，成為沐鸣平台金山校區♡。為做好並校後的檔案工作👨🦳，我校依據上海市教委◻️、上海市檔案局《關於加強對撤並轉學校檔案管理的意見》中“學校的合並以一個學校為主🤞🏿、其他學校並入該校的，那麽為主的學校合並前後的檔案應屬同一個全宗，被並入的學校合並前的檔案應構成獨立全宗”的要求，結合學校實際，下發了《關於加強對金山校區檔案管理的意見》一文👮♀️🤾♀️，明確了合並前原金山石化學院形成的檔案單列全宗😖，並由金山校區負責對原金山石化學院檔案的收集🈺🚇、整理、保管和清理、交接工作，做到移交有手續👷🏻，交接有清冊🥺🚴🏻♂️，任何單位和個人不得私自帶走、留存🌂、轉移和銷毀檔案；合並後金山校區形成的檔案歸屬沐鸣平台全宗。這樣就理順了並校前後的檔案全宗歸屬關系，也明確了相應的管理責任🧎🏻♀️➡️，使並校後的檔案工作分工清楚，協調有序🙍🏿♂️🚈，避免在並校過程中出現檔案無人管理而損壞和丟失🩺，以保證檔案的齊全完整🌄👰🏽♀️。
二. 設立檔案分室🧷，統一管理製度。
《高等學校檔案管理辦法》中規定：“對因學校分立或合並，其檔案應本著集中保管、方便利用的原則👸🏽，經協議有一校或合並後的學校檔案部門統一保存🤾。”將檔案集中統一保管，把幾個全宗的檔案集中在一起🫗，對豐富館藏和檔案信息資源確實很有意義👰♀️。但從我校的實際情況看，兩校區距離較遠（有近70公裏），如果簡單地把檔案集中起來，必然給平時的利用帶來諸多不便😍；而且並校之初，還不能建成符合並校後要求的較大型的沐鸣平台，檔案集中保管存在一定困難。鑒於此🛬🧖🏽♀️，我校在金山校區設立了檔案分室，把它作為校沐鸣平台的分支機構，受校沐鸣平台和金山校區主管部門的雙重領導🅾️，將原金山石油化工學院的檔案和並校後的金山校區檔案都暫存在金山校區檔案分室，分室每年向校沐鸣平台報送檔案目錄，檔案的分類、編號等均按照沐鸣平台檔案實體分類方案🧑🚀，檔案在條件具備時再向校沐鸣平台移交。在管理上🈷️，合並前的兩校由於學校規模、辦學層次⛷、培養目標等方面都存在差異👛，檔案管理的方法和標準也有所不同，若不盡快地從檔案管理製度和業務標準上進行統一，勢必會造成管理上的混亂。因此，製定製度、統一標準是並校後學校檔案管理的重要任務。我校依據《檔案法》👨🏻🦯、《高等學校檔案實體分類法》，進一步修訂和完善了檔案工作規章製度，實行統一的檔案管理製度🍧，對檔案的收集、整理👩🦼、保管、鑒定、統計🏃、利用等各個業務環節都製定了統一的規範🏃🏻♀️，都按照標準化的要求進行🤴。使整個學校檔案工作有章可循，有一個新的、統一的標準。確保檔案管理走上標準化、規範化的管理軌道。
三. 建立工作網絡🧎♀️➡️，加強業務培訓🌦。
並校以後，根據學校檔案工作的發展需要🤶，我校建立了新的檔案管理工作網絡，明確學校檔案工作的分管領導、各立卷部門分管負責人、兼職檔案員等，將金山校區納入這個工作網絡♞，金山校區的檔案管理工作由一名校區領導分管🧑🏽🎨，並由一名專職檔案員具體負責整理👈🏻、分類、接收👨🍳、保管😒、統計、業務指導工作。金山校區各立卷部門都明確了相應的分管負責人和兼職檔案員。針對院校合並檔案收集、整理過程中出現的問題，加強了對兼職檔案員的業務培訓🧏🏼♀️👩🏿🦱，重點是新的檔案管理製度👩🏽🏫、平時歸卷製度✦、預立卷工作和檔案的計算機管理🙆🏽♂️。金山校區檔案管理以前的很多做法都與校本部不一致，檔案基礎也比較薄弱🆗，通過培訓🧜🏽♀️，使大家統一了認識，也提高了工作水平。對沐鸣平台而言，兼職檔案員業務水平提高也促進了案卷質量的提高👃🏿，這就為學校合並後檔案工作的進一步開展打下了基礎。
四. 使用檔案軟件，提高管理水平。
我校沐鸣平台為適應檔案管理現代化的新形勢，進一步提高檔案管理水平，與校科技信息研究所合作開發了《檔案管理集成系統》軟件。該軟件可以實現對文本👩🏿🚀、圖象、視頻的多媒體檔案信息管理，並可以在局域網和校園網範圍內實現數據共享。不但可以對檔案信息進行計算機錄入和查詢👸，沐鸣平台還可以對歸檔部門進行網上指導🏦、檢查，實行網上歸檔🤕↗️。這個軟件除了在校本部幾十個立卷部門推廣使用外🧚🏼♀️，還通過校園網，在金山校區安裝使用，大大方便了兩校區之間檔案信息的交流與傳遞🤏🏽。此外，為提高檔案管理和利用水平，我們在校園網上建立了自己的網站🧔🏻♀️，設計製作了沐鸣平台主頁，使網站成為檔案知識⚡️、檔案信息對外宣傳、交流的重要窗口，無論是校本部還是金山校區，只要打開校園網就能查閱到沐鸣平台的基本情況。通過運用現代化手段，使我校檔案的現代化管理水平又實現了新跨越。
以上是我校在做好合並高校檔案工作的一些做法👼🏻。在高校調整期，檔案工作面臨著新的形勢☑️，合並高校的檔案工作也會面臨許多新的問題，只有不斷嘗試，積極探索👨🏽，才能真正適應教育教學改革的要求，使檔案工作邁上新臺階。
參考文獻：
①紀紅衛、蔡月芬《高校合並對高校檔案工作的影響及其對策》，《學校檔案》1999年第2期21-24頁。
②樊月珍《如何做好院校合並期間的檔案工作》，《學校檔案》1999年第2期25-26頁🫱🏿。