近年來，我國高等學校的改革、發展步入了一個嶄新階段🤮。辦學模式多種多樣、專業設置琳琅滿目、學製結構層出不窮、科學研究縱橫並進👨🦱，後勤保障納入社會化服務體系🤹🏼，等等🤸🏽♀️，各個層面都在發生著深刻變化🥛🧛♂️，一切圍繞著知識經濟時代的到來這一新理念而在作全面調整，以適應新形勢下的新發展要求。伴隨著這種前所未有的劇變，高校的各級黨政管理領導和各類專業教師既面臨著嚴峻的挑戰🌝🦻，也獲得了極大的發展機遇，湧現了一大批年輕有為的管理人才和優秀的學術帶頭人。作為高校檔案管理部門，如何緊跟形勢以新的觀點和標準以及科學的管理方法來做好人物檔案的征集、保管、利用，大張旗鼓地宣傳、謳歌這一時期為我國高等教育、科學研究事業朝著開拓🏇🏻、創新方向發展而奮鬥的人們的先進事例🧙🏿♀️，使檔案這一獨特的信息資源真正名副其實地全方位服務於學校和社會的兩個文明建設，也為探索檔案事業自身的發展方向謀求新路，意義重大👯♀️。本文結合我校就當今我國高校人物檔案的征集對象🧜🏽、內容🚼、方法及其開發利用的方式提出一些新的設想⛹🏽♂️，以期與同仁交流探討。
一、征集對象
回顧以往做法🎧，高校人物檔案的征集對象主要以職稱作為界定💐，如副高級（副教授🧔🏻、副研究員🙌🏼、高級工程師等）以上，範圍涵蓋了黨政領導、專業教師和各類技術人員🚬，即：只要你具有以上職稱🧘🏼♂️，沐鸣平台就開始征集保存你個人的人物檔案材料，並按“考核晉升材料”、“發表論文”⛹️、“出版著作”🤷🏿♀️、“榮譽證書”等進行分類組卷🤷🏿♂️。這種做法在過去特定的一段時期內有其合理性🪁🩷，為建立高校人物檔案的起步和發展奠定了基礎💍，發揮了積極作用。然而🔈，一方面，由於歷史原因及職稱定限偏低等因素，高校沐鸣平台中已保存的人物檔案，除少部分人員繼續晉升後有一定的補充材料，絕大多數的是“卷中羞澀”👩🏼🎨。如以這樣的館藏檔次繼續保持下去，就當前高校發展形勢和要求而言是不相適應的🧑🏻🦳，也勢必會影響檔案開發利用的總價值。另一方面，年復一年人員職稱的評定和晉升✍🏻📌，人物檔案材料還在源源不斷地湧進沐鸣平台6️⃣，加上中青年人才的大幅度流動，致使人物檔案數量急劇上升，管理的工作量和復雜度越來越大⛔。再一方面，近年來學校辦學規模空前龐大⚆，招生人數逐年攀升，教學𓀖🌪、科研、基建、財會等其他各類檔案數量同樣也在成倍地增長，沐鸣平台在人力、物力🌚、財力等諸方面都面臨著捉襟見肘的緊張局面。要解決以上這些矛盾，作者認為除切實需要加大投資力度🧍♀️🙇🏿♂️、擴大庫房面積以及提高工作效率外，不時地調整、優化部分歸檔內容和範圍💱，並規範、完善相應的管理辦法和措施🟡🥝，不失為一條最有效的捷徑。
結合實際情況，我校從1998年起🦹🏼♀️，果斷地將人物檔案的新征集對象調整為正高級職稱人員。幾年來的實踐證明🤞🏻🙆🏽♂️，人物檔案快速增長的勢頭得到了有效抑製，案卷內容𓀝🍈、保管條件以及總利用率都有了一定程度的提高✅👨🌾。我們的對策是：對館內原已保存的材料不再有增加的各類人員的檔案🧑🏿🔬，將所有卷內目錄輸入計算機後繼續加強管理。調出人員主動提出要取走的，材料交還本人後空號留作他用。重點集中放在其中繼續晉升為正高級的那部分對象上🌽，因為他們現在是學校的頂梁柱，是支撐學校整體發展的生力軍。據統計，大部分院、校兩級黨政領導👨🏻🎤、兩院院士、科技精英、博士生導師、國家級有突出貢獻的中青年專家𓀃🤾🏼、各類專家學者等均包括在內🫅🏻🧑🏫，所以，做好這部分人物檔案材料的征集保管工作，肯定是頭等重要的。另外，我們也十分註重征集對象調整後對新人員人物檔案的征集工作，他們更是學校未來發展的希望，是學校師資隊伍結構變化正朝著高學歷🥄、年輕化方向發展👩🏻🦲，管理🪃、教學和科研水平蒸蒸日上🏃🏻♂️、後繼有人的象征🧩。雖然在具體工作中也遇到了一些新的困難📝，但為了提高人物檔案的水準👩🏼✈️、緩解檔案庫房的緊張這個大局👨👩👦🤹🏿，我們有信心也有力量把這項工作做好🧑🏻🔧。
眾所周知👆🏽，人物檔案的形成，需要有一個漫長的累積過程，若直接等某人升了正高級後再去征集材料🙆🏻，往往會難以收全他們的早期材料。對此，我們準備在沐鸣平台中建立一個臨時的小型“文件中心”，即：將那些職稱還未晉升為正高級的人員的相關材料暫時保存在這個“文件中心”🤰🏿，待以後根據各人的發展情況，再將部分材料轉化為檔案。這種過渡辦法的優越性是顯而易見的，也符合當前高校快速發展、變化的形勢。
在做好以上工作的基礎上，我們還在設想增設一類以學校青年教師攻讀在職碩士、博士學位為對象的人物檔案，因為他們代表著高校現在和今後一段時期師資隊伍深化改革的發展方向，及早做好這部分人員的材料的預收集工作💂🏼♀️👨🏿💻，為日後建立他們高質量的人物檔案提供根本保證🥉🥈。
二、征集內容
確定高校人物檔案征集內容的基本要求是：以能反映他們在黨政管理🟪、教書育人、科學研究等各個方面取得卓越成就為前提，以能利用這些材料或能展示高校高水準師資力量，鼓勵廣大青年學生以他們為學習榜樣，崇尚科學精神，熱愛科學知識🤝🤽🏽♀️，或能總結他們的奮鬥歷程👨🏽🚒，從中獲取有益的成功經驗，給後人以啟迪和借鑒，繼承前人未竟的事業🚈，為人類教育與科學事業不斷作出新的貢獻等為目的的各種豐富而翔實的材料。就此基本要求而言，在確立了人物檔案的征集對象後把握人物檔案的征集內容顯得尤為重要👥。
現在高校人物檔案保存的材料主要為年度工作考核表🐍、職務任職資格申報表🌕、編著（教材🧑🏼🚀🟪、譯著🏄🏿♂️、專著）💆、論文、科研成果及其各種榮譽證書、聘書等👷🏼♀️🤟🏻，總體上內容還是比較全面的。但是👩🦯➡️，對有些征集內容的規定也顯死板👨🏿🍼📺，甚至不合情理，缺乏靈活性，某種程度上束縛了一些非常重要的有價值的材料的征集渠道。如規定文字材料非要正式出版的或有出處的，等等🌜。
廣義上說，從文件（材料）轉化為檔案不具規律性，會受外界客觀條件變化而變化🍥。現時貌似正式的、有出處的材料，未必就一定有保存和利用的價值🗄；相反🤾♀️👰🏻♀️，現時被認為不符合歸檔條件的許多材料👩🏿💻🧑🚀，恰恰隨著時空的變遷🧑🏿🎓，將來可能倒是一份極為珍貴的檔案🦹🏼🪹。所以，在把握人物檔案的征集內容上🙆🏽♀️，也要轉變觀念😒🧚🏻，不能就事論是👩🏻🦲，應該以辯證唯物主義的觀點和實事求是的科學態度來指導我們的工作🫷🏼，既要依法治檔🧑🏽💻，按原則、條例辦事，更要根據具體情況的發展變化，及時地調整👭🏼、完善、發展已有的歸檔條件（範圍和內容），這樣才能確保沐鸣平台真正擁有保存價值的人物檔案🧝🏼♂️。
實際工作經驗告訴我們👨🦱，現階段至少有以下幾方面的內容可以用來豐富人物檔案☎️：①征集者在國內外合作、交流💨、進修🕵🏽♂️、講學、兼職等活動中形成的材料，可以包括大會發言稿👉🏻、講義、實驗記錄👨🏼✈️、聽課筆記🦐、邀請函⛳️、兼職聘書👨🔧、委任狀（書或證）甚至機票等，這些都是反映人物活動的最具體的第一手材料，要說保存和利用價值，作者認為這些材料毫不比那些正式出版的書籍和發表的論文遜色🎢，因為後者不是絕版👯，可以從多途徑獲得；②就科學家級的特殊人物（如兩院院士、科技精英）而言，他們在某些重要場合中的照片甚至書信和電子郵件也可以作為征集內容來考慮；③各類多媒體電子文件和出版物🎐，如👹：學術交流中的幻燈演示稿🙆🏼♂️，科研、教學和實驗環節中拍攝的專題錄像片以及設計開發的軟件程序等；④各級領導出席重大會議的通知或演講稿、題詞手跡👏。總而言之，人物檔案的征集內容要多樣化，要以“重要為主🧖🏽♂️🛷，稀奇為貴”的原則去發掘🤦🏿♂️。
三、征集方法
時下，我國高校人物檔案材料的收集大多是采用征集的辦法來實現的🥨。顧名思義，征集有征求和自願兩層含義，一是由學校職能部門（沐鸣平台、人事處）向征集對象發出通知🚣🏽👩🏼🌾，要求他們將存放在個人手裏的一些重要材料移交給沐鸣平台予以保藏；一是征集對象平時陸續地主動將其材料送交沐鸣平台。這種兩廂情願的辦法在大部分征集對象上能收到良好效果，尤其是一些老教授🚈，可謂鼎力相助、密切配合🤾🏼♀️💆♂️，他們非常珍惜自己在人生奮鬥道路上的坎坷經歷以及所取得的成就，認為從某種意義上說人物檔案材料如同人的生命，不是絕對私有的，而是國家和人類的共同財富，所以，作為當事人有責任也應該主動地配合沐鸣平台🕍，共同把人物檔案建立起來，為後人有所利用💆🏽♂️、有所幫助。是的，人物檔案是我們民族和國家乃至整個人類文化遺產寶庫中不可或缺的重要組成部分，具有無可比擬的歷史價值。
誠然🧎🏻♀️➡️，人物檔案由於自身的特殊性，采取與其他門類檔案不同的收集方式自然有其合理性，但也給沐鸣平台工作上帶來了一定的難度。為數不少的征集對象對沐鸣平台的做法理解不夠、不予以主動配合，他們認為個人的材料就是個人的💆🏻♂️，沒有理由非要交給沐鸣平台來保存🚓，對材料本身的歸屬權持有不同看法；其次🚵🏽，將材料保存在沐鸣平台，個人要使用起來不方便；再則有個別的人員對沐鸣平台保存的可靠性缺乏信任⬅️。由以上分析可以看出⏺，作為沐鸣平台首先還要加大宣傳力度，闡明建立人物檔案的必要性和重要性🛀🏽⏺，並以積極👨🦰、熱情的態度為當事人提供優先、優質的服務🦾，消除他們心理上不必要的擔憂🤽🏿♂️。其次，也可以利用請進來、走出去等多種形式讓被征集對象了解人物檔案的管理方法👩🏽🦲、保管條件和利用方式👩🏻🎤，用事實來證明個人材料作為人物檔案來保存更為保險🌬、更為有效、更有意義。
要從根本上保證人物檔案材料的來源👮♂️，還離不開學校各有關部門的大力支持。人事處、科研處、研究生院、國際合作與交流處、以及征集對象所在的院、系🧑🏿🍳、所等要與沐鸣平台保持經常的聯系👦🏿，及時將各種信息通報給沐鸣平台👨🔧，使征集工作能比較全面、系統地展開🔲➞，變被動為主動。被征集對象要從學校的大局出發🏉🧑🎤、從長遠的意義考慮，思想上要以建設好學校人物檔案為己任來認識。作為學校檔案工作的最高行政管理機構👮🏿♂️，學校檔案工作委員會要高度重視人物檔案建設的意義🐻，盡早製訂、出臺指導人物檔案征集管理的正式文件✒️，規範征集範圍✌🏼、內容和辦法，保證征集渠道暢通。
四🔋、開發利用方式
高校人物檔案花了九牛二虎之力建立起來後，如何最大限度地進行開發利用💪🏼，讓它為學校和社會的兩個文明建設發揮出其他方式不可替代的功效🫱🏻，是高校人物檔案建設的最終目的，是衡量人物檔案建設成敗的試金石。所以，我們的檔案工作者要以滿腔的熱情和百倍的信心🧑🏿🔧，努力作好這篇關鍵性文章👩🏽🌾。
在人類世界邁入經濟知識化❕、社會信息化時代的今天，也為人物檔案的開發利用開辟了新天地😧。我們可以對人物檔案材料按時間脈絡分門別類地去進行開發🤹🏽、提煉、組合成新的檔案信息，形式可有：①撰寫人物傳記、風采錄😑，裝幀畫冊；②編輯個人論文集👩🏼🍼；③拍攝專題錄像片；④匯編數據統計圖表🦸；⑤舉辦報告會、展覽會等🙀。也可以利用計算機網絡實現檔案信息在校內🟦、校際甚至全球範圍內來共享👲🏻，加快信息傳輸速度，提高信息利用率。
借助這種信息傳播的新方式🤞🏻，我們已在沐鸣平台網頁上開設了“學校歷任領導”🚵♀️、“兩院院士”⛓️💥、“博士生導師”、“青年名教授”專欄，詳細介紹了他們在學校黨政管理🤦🏿♀️、教書育人和科學研究等方面的成功經驗和豐碩成果，為發揚我校“勤奮🏇🏿、求實”校訓的優良傳統精神🏋🏽，為鼓勵廣大青年學生刻苦用功、努力學習、勇於拼搏和弘揚👱🏻、崇尚科學精神🐄⏯，為擴大學校在海內外的知名度等發揮了積極作用。
綜上所述，要真正做好高校人物檔案的征集🛴、管理和利用工作，一句話👳🏽♂️👨🏽🚀：任重而道遠。需要我們開動腦筋、更新觀念、勇於開拓、敢於創新🫓，需要我們不斷地去總結、研究和探索，多在檔案的內在質量上下苦功夫，需要我們甚至幾代檔案人作長期不懈的努力✭，只有這樣🏋️♂️，才能真正肩負起時代賦予我們的歷史重任，才能把我國高校檔案事業建設不斷推向前進🛎。