滬檔發[2005]220號
各區縣檔案局，各市級機關、人民團體⏱、企事業單位檔案部門🖖🏿：
為了落實中共上海市委辦公廳、上海市人民政府辦公廳近期下發的《關於深入貫徹實施〈上海市檔案條例〉推動檔案事業進一步發展的若幹意見》（滬委辦[2005]26號）精神🙍🏻，加強對本市電子公文的歸檔與管理，保障電子公文的完整、安全和有效利用🪷，根據國家檔案局6號令《電子公文歸檔管理暫行辦法》和國家標準《電子文件歸檔與管理規範》，我局研究製訂了《上海市電子公文歸檔管理實施辦法(暫行)》。現印發給你們，望認真實施。在實施過程中有什麽問題或建議🛀，望及時反饋我局科技教育處。
附：《上海市電子公文歸檔管理實施辦法(暫行)》
上 海 市 檔 案 局
2005年12月26日
上海市電子公文歸檔管理實施辦法(暫行)
第一條 為了保障電子公文的科學保管和有效利用☁️，根據《中華人民共和國檔案法》和國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》，結合本市實際🪓👩👩👧，製定本辦法。
第二條 本辦法所稱電子公文，是指本市各類電子政務系統中形成或處理的⛹🏽♀️，具有公文規範格式的電子文件。
電子公文歸檔，是指文書部門或業務部門將按規範程序形成的電子公文🥸，按一定要求向本機關檔案部門移交的過程。
歸檔電子公文，是指具有查考和利用價值，並按一定要求歸檔後作為檔案保存的電子公文。
第三條 本辦法適用於本市各級黨和國家機關，其他組織可參照執行。其他類型電子文件的歸檔管理可參照本辦法。
第四條 電子公文歸檔管理的原則是🍷：遵循電子公文形成特點和規律，維護電子公文的真實性、完整性🧑🏼🦰👱♂️、安全性和可識別性，便於電子公文的科學保管和長期有效利用🤽🏽。
第五條 本市各機關應當將電子公文歸檔管理納入本地區🧖🏽、本系統🥵、本機關電子政務建設👫🏻、公文管理和機關有關部門的職責範圍，明確分管領導，加強監督檢查🧍🏻🤶🏻，切實落實機構、人員👱♂️、資金等保障措施🧇。
第六條 市和區縣檔案行政管理部門應明確電子公文歸檔管理職責，對同級機關電子公文歸檔管理工作實行監督、指導。
電子公文形成單位應指定專人負責電子公文的歸檔工作，將電子公文的形成、積累🌲、收集、整理、鑒定✧、歸檔、保管和利用納入機關文書處理程序和相關人員的崗位職責；各機關檔案部門應參與和指導電子公文的形成🏋🏿、辦理🧗♂️、收集和歸檔等各工作環節🚵。
電子公文的真實性💨、完整性、安全性和可識別性🧜🏽♂️🤾♀️，歸檔前由形成部門負責👰♀️，歸檔後由檔案部門負責🏨。
第七條 電子公文的歸檔範圍及保管期限，由檔案部門會同文書部門、信息技術部門，根據本機關電子政務的應用情況，參照國家和本市的有關規定劃定，並不斷予以補充和完善。歸檔類目和編號應按照本機關檔案分類的結構與層次設定。
第八條 電子公文一般在辦理完畢後即時歸檔🤚🏽，也可在形成部門保留一段時間後實行批量歸檔📰；可以卸載到脫機載體上進行歸檔，也可通過計算機網絡進行歸檔🐽。
第九條 電子公文形成時應由公文處理系統自動產生相關的元數據和背景信息，在擬製🤲、流轉等過程中及時進行跟蹤、檢查和補充👨🏽🦳🗺，並隨同電子公文一並歸檔。
電子公文處理系統及其網絡系統🏄🏽♂️，應采取穩妥的身份識別、權限控製🚲、防計算機病毒及防攻擊等技術措施，以確保電子公文的真實性🤰🏿、完整性🤔、安全性和可識別性。涉密的電子公文必須標明相應的密級，並禁止在非涉密網和非涉密信息系統中傳輸🌾🦊、處理👳🏻♀️。
第十條 電子公文形成機關應當將具有永久和長期保存價值的電子公文，製成紙質公文與電子公文的存儲載體一同歸檔，並使兩者建立邏輯關聯⏱；對已經實行電子簽名的並具有法律效力的電子公文🈴，需要永久保存的，歸檔時仍應當附加具有憑證作用的紙質公文，國家法律👷🏿♂️、法規或本市地方性法規、政府規章另有規定的，從其規定。
第十一條 各機關檔案部門在接收電子公文時，應對歸檔電子公文逐件核查其技術狀況🔰，確保歸檔電子公文無病毒🤵🏽♂️、未壓縮、未加密並采用符合檔案管理要求的存儲格式，發現問題及時將其退回形成部門整改；通過脫機載體進行歸檔的電子公文，檔案部門還應對其載體進行檢驗，確保載體清潔🎼、無劃痕㊗️、無病毒、未磁化、符合保管期限要求等。
檔案部門驗收合格後👩💻，應當按規定辦理電子公文移交手續。
第十二條 歸檔電子公文以件為單位進行整理，按照本機關檔案分類方案進行分類，並拷貝至符合保管期限要求的載體上🤳，一式3套，一套封存保管♠️，一套異地保管🫳🏻，一套提供利用🤦🏿♂️🐖。
第十三條 歸檔電子公文參照DA/T 18進行著錄，同時按照保證其真實性✖️、完整性和有效性的要求和相關標準與規範，補充電子公文特有的著錄項目和其他標識，並將結果製成機讀目錄和紙質目錄。
第十四條 各機關檔案部門的檔案計算機管理系統，應當納入本機關電子政務系統🌊，並與電子公文管理系統相銜接📛，設置足夠容量的存儲空間🤦🏿🤶🏽，存放歸檔保存的電子公文，使歸檔的電子公文能被有效識別，便於管理和利用🤚🏿。有條件的機關應當把公文管理和檔案管理整合成統一的文檔一體化管理系統♝。
涉密電子公文載體的保存，應按照不同密級的管理規定，選擇安全保密的場所和部位🙂↔️，配備必要的軟硬件加密技術。
第十五條 各機關檔案部門應會同信息技術部門每年對電子公文的讀取設備的更新情況進行一次檢查。設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性；如不兼容，應進行載體轉換🧑🏽🌾，原載體保留時間不少於3年，保留期滿後按保密要求進行處置。
第十六條 各機關檔案部門應在確保載體安全可利用的前提下，定期對歸檔電子公文進行可識別性檢測和轉存。對磁性載體每滿2年🧗🏿♀️、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低於10%，如發現問題應及時采取恢復措施。對磁性載體上的歸檔電子公文，每4年轉存一次🗒，原載體同時保留時間不少於4年🗓。
第十七條 歸檔電子公文的利用應嚴格遵守國家有關規定，防止非法調閱和復製。檔案部門應當按權限提供利用歸檔電子公文🧛🏿♂️，封存的歸檔電子公文只供內部管理，不得直接提供利用👨🏻🌾🧔🏿♂️。
各機關檔案部門提供利用有密級要求的歸檔電子公文時🔆，應嚴格遵守國家有關保密的規定，采用聯網方式提供利用的，應采取穩妥的身份認定、權限控製和審計跟蹤，並安裝加密機、防火墻和防電磁泄漏等設備👨❤️💋👨。
第十八條 超過保管期限的歸檔電子公文的鑒定和銷毀，按照紙質檔案的有關規定辦理。屬於保密範圍的歸檔電子公文🧑🎓，如存儲在不可擦除載體上🦿，應連同存儲載體一起銷毀並在網絡中徹底清除。不屬於保密範圍的歸檔電子公文可進行邏輯刪除。已銷毀的歸檔電子公文由檔案部門列出銷毀目錄存檔備查。
第十九條 本辦法由上海市檔案局負責修訂和解釋👭🏼。本辦法未盡事宜，參照國家其他有關電子文件的標準和規範執行🧜🏻♂️。
第二十條 本辦法自2006年4月1日起施行。