校通字[2001]第39號
學校公文是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發布規章製度😌♑️，施行行政措施，請示和答復問題🏇🏼，指導、布置和商洽工作☑️⚃，報告情況，交流經驗的主要工具。為使我校公文處理規範化🙎🏻♀️、製度化、科學化⌚️，根據《上海市國家行政機關公文處理實施細則》和我校公文運行操作實際情況🪖🤦🏻，特製定本細則🧓🏻。
一、公文種類
學校公文種類主要包括：決定、通告、通知、通報♨️、報告🦋、請示、批復、函🤾🏽、會議記要，具體適用範圍如下💆：
1、“決定”適用於對重要事項或重大行動作出安排，獎懲有關單位和人員。
2、“通告”適用於在一定範圍內公布應當遵守或周知的事項。
3、“通知”適用於批轉下級部門的公文，轉發上級和不相隸屬單位的公文、發布規章、傳達要求下級辦理和有關單位需要周知或共同執行的事項，任免和聘用幹部。
4🔄、“通報”適用於表彰先進🤘🏿，批評錯誤，傳達重要精神或情況。
5、“報告”適用於向上級匯報工作♛，反映情況，提出意見或建議，報送材料🌴，答復上級的詢問🧑🧑🧒。
6、“請示”適用於向上級請求指示🥽、批準。
7✥、“批復”適用於答復下級請示事項。
8👷、“函”適用於不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題📪，向不相隸屬的有關主管部門請求批準等。
9、“會議紀要”適用於記載、傳達會議情況和議定事項。
二、公文格式
1、公文由公文名稱、發文序號👨🍳、標題🦸🏿♀️、主送單位、正文、附件說明🦵🏻、成文日期🫴、印章、附件🧑🧑🧒、主題詞🚱、抄送單位、印發單位🫃🏻、印發日期等部分組成🔼🧚🏼♀️。
⑴ 公文名稱置於首頁上方，一般由發文單位名稱加“文件”兩字組成🈴。聯合行文🚶♀️➡️，公文名稱中的主辦單位應當排列在前。
⑵ 公文的發文字號🍅，包括單位代字、年份、序號👄，置於公文名稱之下並居中🏋🏼♀️；聯合行文，主辦單位發文字號在前👈🏽。
⑶ 公文標題，應當完整😥、準確、簡要🤏🏻，即一般應當標明發文單位名稱、公文主要內容和公文種類💂🏼。標題中除法規、規章名稱加書名號以及並列的幾個單位名稱之間可加頓號外📽，一般不用標點符號。批轉或轉發的公文，標題中不冠發文單位名稱，但應當在文末或標題之下寫明。會議通過的文件，應當在標題之下👰♂️、正文上註明會議名稱和通過日期。
⑷ 除“通告”、“會議紀要”外，公文應當標明主送單位名稱（同類型單位可用統稱）🥟。主送單位名稱一般置於標題之下、正文之上👩🚀，頂格寫。
⑸ 公文如有附件，應當在正文之下（間隔一行，空兩格）🏊🏿♀️、成文日期之上加附件說明，標明附件順序和名稱，或在正文相關處用括號標明“見附件”等字樣🐅。但在正文標題中已標明所批轉、轉發、印發、報送、轉送👨🍼🧮、發布的文件的🐙🔙，不加附件說明👩🏿🏫，也不標註“見附件”等字樣🚘🛁。附件應當在用印頁之後另起一頁，並盡可能與正文裝訂在一起，如附件篇幅較長💇🏼♀️🕒，製作復雜，可分別裝訂🚶🏻♂️🌕，並在附件首頁的左上角註明發文字號。
⑹ 成文日期，以領導人簽發的日期為準；聯合行文🏝，以最後簽發單位領導人的簽發日期為準。如領導人簽發後，因故不能及時發文，時間耽擱超過20天的，成文時間可由承辦單位確定👳🏿。
⑺ 除“會議紀要”和翻印的文件外𓀈🚴🏽♂️，公文應當加蓋印章。聯合上報的非法規性文件，由主辦單位加蓋印章🙆♂️。聯合下發的公文，聯合發文單位都應當加蓋印章🙆🏽♀️。用印應當端正🧙🏻♀️、清晰、上不壓正文，下壓成文日期。用印頁如無正文😆，應當在頁首用括號標明“此頁無正文”👳♂️🔃。
⑻ 主題詞置於公文末頁抄送欄之上，詞目之間應當有一個字間隔。公文主題詞參照《上海市人民政府公文主題詞表》標引👩🏻🦯➡️，一般不超過5個。標引順序是先標類別詞，再標反映公文內容的類屬詞，最後標反映公文形成的類屬詞🛀🏻。
⑼ 抄送單位名稱置於主題詞欄之下。
⑽ 印發單位名稱和印發日期置於抄送欄之下，印發日期以送印日期為準。
⑾ 印數註在印發欄之下並居右。
2、公文應當在每頁下方外口用阿拉伯數碼標註頁數。
3🐹、公文的文字從左至右橫寫、橫排。公文用紙一般為16開型（A4型）➛，一律左側裝訂👨🦱，張貼的公文用紙大小👨🏽💻，根據實際需要確定🤟🏼。
4、計算機電子公文的儲存格式和傳輸規範，應當符合統一的行政機關公文處理通用軟件標準。
三、公文辦理
公文辦理分為收文辦理和發文辦理👨🏻💼。
收文辦理一般包括傳遞、簽收💎、登記、分發、擬辦🧞♀️、批辦、承辦🍭、督查🫧、立卷、歸檔、銷毀等程序；發文辦理一般包括擬稿、審核🧑🏼🎤、會簽、簽發、登記🐨、繕印、校對、用印、發送、立卷👨🏻🏭、歸檔🖖🏻、銷毀等程序🤳💖。
（一）收文
1、收文的專職人員根據收文內容和性質，編號登記，填寫沐鸣平台文件處理單（見附件1）👨🏽🚀，由校長辦公室主任提出擬辦意見送領導人審批，或者交有關部門辦理🧻，內容涉及幾個部門的，應確定一個主辦部門。緊急公文，應在批轉時復印送主辦部門，並應提出辦理時限。
2🫅🏿、承辦部門接文後，應當抓緊辦理並及時答復辦理結果🧜🏽，不得延誤、推諉。對不屬於本單位、本部門職權範圍或者不適宜由本單位辦理的公文，應迅速退回交辦部門並說明理由。
3、凡涉及其他部門的問題⏪，主辦單位應主動與有關部門協商⛈、會簽，有關部門應積極協作配合。
（二）發文
1、本校直屬單位🍭，除無隸屬關系的平行單位、職能部門之間的一般業務聯系和知照性通知以及對一般性來函的函復外🐉，一般不能直接對外發文👨🏼⚖️。
2、學校行政對外對內發文統一由校長辦公室辦理。發文程序為：
⑴ 草擬公文🫥。凡各職能處、室因專項事務需發文的🏝，由主辦處室擬稿；凡涉及學校重大事務需發文的，由校長辦公室擬稿。草擬公文應用鋼筆，字跡端正，文字規範◼️。
主辦處室負責人應對所擬公文進行審核，並填寫沐鸣平台發文稿紙張見附件2），簽名後一並送校長辦公室復核。
⑵ 核、復稿🤸🏻♂️🗣。校長辦公室負責復核公文的內容🦞、格式、文種🤵、主題詞🙇🏿♂️、主送、抄送單位是否準確、規範。
⑶ 領導簽發。校長辦公室將復核後的文稿按簽發權限送校領導簽發。
a、政策性強、涉及面廣的重要公文，包括重要的“請示”👩🏽⚕️😛、“報告”由正校長或由受委托的副校長簽發𓀅。
b、內容涉及各條👌🏻、塊專項事務的，由分管副校長簽發；如同時涉及其他副職領導人分管範圍的🧑🏻🔬，應先送其他副職審核會簽。
c🏄🏿♂️、屬於履行手續的公文和內容已經會議決定的公文，可由校長助理或辦公室主任簽發。
d、緊急件👨🏽，遇分管領導外出等特殊情況🚢🤰🏼，可由其他校領導簽發🦦。
⑷ 登記、編號🧑🏼🍼。經校領導簽發的公文由校長辦公室文秘崗登記、編號，並及時送校辦打復中心。
⑸ 印製👩🏻🦼、校對。校辦打復中心按規範的公文格式打印，打印後通知行文處室校對🩼。
⑹ 用印🕡。凡對外發文👴🏻🧜🏽♂️，行文處室將公文落款頁交由校長辦公室文秘崗蓋章。
⑺ 郵寄🤽🏽、分送🔓。對外發文由校長辦公室落實專人郵寄，或根據處室要求由處室分送。
對內發文一般由校長辦公室根據發送範圍統一下發，遇緊急特殊情況由主辦處室負責分發🫐🚵🏽♀️。
3、上報的公文，應符合上報所規定的報送份數和規定內容👩🏻💼。上報公文中如遇下列情況，校長辦公室可退回呈報單位並提出處理意見：
⑴ 請示內容不符合法律🚲、法規和學校有關規定👀，又不作必要說明的⌛️。
⑵ 不符合“黨政分開”原則的。
⑶ 無特殊情況越級請示或者越過主管職能部門的🐀。
⑷ 涉及其他部門的事未與這些部門充分協商，或雖經協商但仍不一致，未能如實反映的。
⑸ 一文多事、多頭主送、沒有文號、不蓋公章和未經部門領導核稿簽名的。
四、公文立卷、歸檔和銷毀
1、公文辦理完畢，應根據《檔案法》和學校有關規定，及時收集公文定稿、正本和會簽稿👨🏽🦳、重要修改稿等，保證有關材料的齊全🫔、完整。
2👨🏻🦽➡️🧚🏽♀️、公文立卷👨🏽⚖️，應當根據其相互聯系👸🏿、特征和保存價值分類整理，以便保管和利用。電報傳真隨同文件一起立卷。
3、聯合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位保存復製件🏅。
4🦻🏿👼🏽、公文復製作為正式文件使用時✡️，應當加蓋復製單位證明章😻🏌🏻，並視同正式文件妥善保管。
5、案卷應當確定保管期限👩🏿🦲，按照有關規定定期移交學校沐鸣平台歸檔。個人不得保存應歸檔的公文🚯。
6🚝、沒有歸檔價值和存查價值的公文，經過鑒別和主管領導人批準，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記，並由兩人監銷👊🏽，確保不丟失、不漏銷。
五👩👩👦👦、附則
本規定由校長辦公室負責解釋。
二００一年三月八日