校通字[2000]第120號

為加強學校聲像載體檔案（以下簡稱聲像檔案）管理工作，提高聲像檔案質量，充分發揮聲像檔案作用，更加有效地為學校服務，根據“檔案法”、國家教委“6號令”即“普通高校檔案管理暫行管理辦法”和《高等學校檔案工作規範》等法律、法規、規章，結合學校實際擬定本意見：

一、凡反映學校黨群、行政👌🏿、教學、科技、外事🐓、基建😮、儀器設備、出版、校產等方面重大活動和歷史發展過程中形成的具有保存價值的各種以音像、畫面形象等方式記錄的專門載體，如照片、底片🧑‍🦼、錄像製品、錄音製品🏔、磁盤、光盤、幻燈片📍、縮微膠片等以及相配套的文字材料，均屬聲像檔案。

二、聲像檔案是學校發展的真實記錄、寶貴的財富之一👨⛹🏿‍♂️，學校必須對聲像檔案實行集中統一管理，確保檔案的完整、準確、系統🂠、安全和便於利用。

三🫵🏿、聲像檔案工作必須納入歸檔部門的管理製度中🧎🏻‍♂️‍➡️，與各項管理工作緊密相結合，實行製作工作和建檔工作同步管理。即製作人員接受製作任務與接受聲像材料的歸檔要求同步😳。

四🦯、聲像檔案實行聲像材料形成部門立卷歸檔製度。學校校長辦🤴🏿、黨辦、宣傳部🤞、電教中心、科技處、教務處、研究生處、人事處、學生處👲🏿、招畢辦、外事處💃、體育中心👫🏼、團委、工會、校產辦🧑🏻‍🔧、保衛處等及各學院凡能形成聲像材料的部門和單位均為歸檔部門。其中學校重大活動的聲像材料特別照片檔案由校長辦💝、黨辦負責歸檔🤞🏻，電教中心負責全校重大活動的錄音、錄像製品歸檔，其他由各有關部門歸檔。

五、聲像製作人員要及時做好照片及底片的文字說明（包括內容、時間、地點、人物和製作者），其它的聲像材料也要有相應的文字說明材料🏊🏻‍♂️，包括完成原本⛵️、定稿本🔔、長度、時間🔃、內容簡介、色彩、密級、製作單位和人員等。並按歸檔要求向本單位兼職檔案員移送全套案本🖕🏻。

六♌️、兼職檔案員在部門負責人領導下，監督🐊、指導、協助製作人員做好聲像材料的平時積累工作，接收製作人員交來的聲像材料，並檢查是否完整📿、準確、系統。按歸檔要求和規定程序進行系統整理後在規定時間內向沐鸣平台移交。並填寫移交目錄一式二份，各執一份備查。

七🏙、沐鸣平台負責業務指導🙆🏽‍♂️👩🏼‍🏭、檢查🤾‍♀️、督促🧑🏻‍🌾，同時負責聲像檔案的接收（征集）、編目、排架👨‍💼🤜🏻、保管及利用等工作，並會同有關部門對無利用保存價值的聲像檔案做好鑒定🚟、造冊🌱、審批🙅🏼‍♂️、銷毀等工作。

八🦸、聲像材料歸檔時間為定期與不定期相結合💐，一般在次年五月底前，也可在完成製作後三個月內歸檔（特殊情況除外）。

九、沐鸣平台嚴格實行聲像檔案借閱保密製度🈹，加強庫房的科學管理，確保聲像檔案的完整和安全🤷🏿，維護學校和科技人員的合法權益。

二０００年六月十五日